SAP FI財務會計功能詳解

1SAP R/3 系統中的財會子系統
1.1企業結構的變化
企業經營管理的全球化和多元化推動了世界範圍內企業結構的變化， 並且使業務流程 日益複雜。 這種趨勢推動了產品和業務流程的革新和對資訊高速公路的應用。 所有這些 都要求以更短的反應時間來進行更多的協調與控制工作。 有時效性的決策必須基於不斷 地提供的即時的資訊。
SAP R/3 系統提供包括所有業務領域的業務處理流程的集成的解決方案。
1.2管理手段
由財務會計、 管理會計和金庫三個模組組成的財會子系統是整個解決方案中重要的部 分。 通過財會子系統內不同的模組之間的聯繫和與其他應用模組如後勤和人力資源模組 的集成， SAP R/3 的財會子系統就成為公司所有部門的管理工具。 與後勤供應鏈中從采 購到銷售的資料介面能夠優化經營管理業務流程， 而包括與客戶、 供應商以及金融機構 的策略性業務夥伴在內的功能則更進一步強化了 SAP 的解決方案的有效性。

1.3決策的基礎
除了提供財會資料， 財會子系統必須首先為公司的戰略決策處理經營資料。 對經營狀 況的計畫、 控制和監測功能都已經加入到文檔和管理功能中。
SAP R/3 系統的財會子系不受公司規模的局限。 小到一個銷售代理辦事處， 大到一個 跨國集團公司均可以應用其功能。 該系統同時也能適應不同行業和國家的需要。
預先設定的系統可以直接用於不同的行業， 例如特別設置的會計科目表等
1.4國際性的應用系統
對於跨國公司， R/3 系統提供了可塑性很強的可應用於不同國家的功能。 R/3 系統能夠 滿足一些主要的工業化國家在多語種、 多幣種以及那些在稅收政策、 報表和支付方式方 面的特殊需求。 運用 SAP R/3 系統可以構築一個能夠對不同國家和地區的子公司進行法 定會計合併的會計系統。
1.5主要功能模組

SAP R/3 財會子系統向您提供一整套強有力的應用模組。
財務會計 (FI)： 由總分類帳、 應收帳款和應付帳款、 固定資產、 法定合併以及特殊統計 會計功能組成；
金庫模組(TR)： 由現金管理、 金庫管理和基金管理組成；
管理會計(CO)： 由一般費用成本核算、 生產成本核算和獲利能力分析組成；
以上模組提供了處理經營管理業務的基本功能， 並且滿足了基於決策需求的報表功 能。SAP R/3 系統還針對您的業務提供了一些集成的、 強有力的附加功能。
投資管理(IM)： 該模組允許用戶在整個公司範圍內對資產投資項目作計畫， 並且對每一 項具體的投資進行控制。
業務計畫與控制(EC)： 包括管理合併和利潤中心會計核算。
執行資訊系統(EIS)： 提供更廣泛的業務資料。

1.6財務會計

一個有效的、 現代的財務會計系統必須滿足內部的和法定的會計核算方面的要求。
法定會計必須能夠按有關規定向股東、 債權人、 勞工組織以及社會公眾披露並提供所 需的資訊， 而有效的公司管理會計必須包括控制和轉移的功能。
1.6.1 適用性
SAP R/3 系統對會計資訊的公開性依據有關各國會計法規進行了相應的定義， 同時也 適用於國際性的企業。 R/3 的財會子系統符合 40 多個主要工業國其中包括中華人民共和 國的會計法規的有關規定， 在此， SAP 公司保證其軟體系統符合國際性應用的要求。
1.6.2 集成性
SAP R/3 系統的集成性確保了會計資訊能夠滿足自動更新的要求。 當用戶在後勤模組 處理業務時， 例如物料的收到和發運， 這些業務所引起的財務上的變動將立即自動地記 入會計系統。 SAP R/3 系統充分考慮了關於公司和財稅方面的法規。
此外， SAP R/3 系統為其用戶提供了電子化處理同業務夥伴之間的資料交換的功能， 例如與客戶、 供應商、 銀行、 保險公司以及其他信貸機構的業務往來。 獲取資訊是任何 業務往來的重要組成部分。
明晰的參考資料和各種協定保證了自動處理功能， 即便用戶沒有完整的資訊也不妨礙 業務， 比如處理付款。 一般講， 只有一些例外情況才需要手工處理。

SAP R/3 的工作流功能包括：定義週期性業務處理任務；
• 將這些週期性業務指定到相應的業務部門；
• 保證用戶要求的期限
1.6.3 關於各類憑證的原則
在 SAP R/3 系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記帳。 這種規定將保證從 資產負債表到每一張憑證的審計線索。 在用戶完成記帳之後， 可以立即看到憑證本身， 科目的餘額以及相關科目的清單。 用戶也可以立即對資產負債表和損益表進行分析， 當 然， 這一切都是清晰準確地顯示在您的電腦螢幕上。
1.6.4 文檔系統
完整的文檔系統也是綜合的與集成的控制系統的基本要素。 只有對所有的業務進行全 面的確認才能保證對企業的決策層和經營層的監測。 財會子系統確保用戶的控制部門能 即時地提供相關資訊。
財會子系統由以下模組組成：
• 總分類帳
• 法定合併
• 應付帳款
• 應收帳款
• 固定資產
• 特殊分類帳
1.6.5 會計科目表
總分類帳會計核算所使用的會計科目表既可以用於單個的公司， 也可以運用於整個集 團公司。如果 SAP 的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求， 用戶可以分 別 定義會計科目表， 保證財會方面的功能。 SAP 提供的樣板會計科目表可以使用戶方便 地實現這方面的功能。 當然， 用戶也可以重新創建一個(或多個) 會計科目表。
1.6.6 貨幣
為了滿足許多國家對貨幣的法規的要求， SAP 系統允許用戶同時使用多達三種貨幣作 為記帳和結算的本位幣。 所有的業務處理均能以記帳本位幣、 集團公司貨幣以及客戶自 定義的硬通貨記入帳本。
R/3 系統提供了自動處理有關外幣評估、 資訊分類以及應收帳款到期處理的功能。 這 些將對用戶的月末和年終結算有很大幫助。
1.6.7 資產負債表
SAP R/3 財會子系統可以根據不同的類型， 維護不同的資產負債表：
• 科目餘額清單
• 資金流的分析表
• 結算日期的資產負債表
• 年度財務報表
系統甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當的關於企業運作狀況的資訊。 在後 勤和人力資源管理子系統發生的與財務相關的業務也會即時地更新有關記錄。 在後勤子 系統記錄的業務處理會自動地記入財會系統， 如果有必要， 也能記入管理會計系統。 這 就保證了在後勤子系統發生的諸如收到貨物和銷售產品這樣一些業務， 能夠同時反映到 財會系統中， 有效地保證了資料的一致性。 同樣地， 諸如工資、 獎金等業務也會得到同 樣的處理。
1.6.8明細分類帳
除了能夠將後勤子系統與財會子系統集成之外， 在財會子系統內， 總分類帳同樣能夠 與明細分類帳緊密連接。 所有與明細分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產模組)有關的 業務， 均會同時反映到總分類帳和資產負債表上。 因此， 明細分類帳與總分類帳之間總 是一致的。
1.6.9合併財務報表
與單獨的企業財務報表相比， 合併財務報表已經顯得日益重要。 SAP 系統允許客戶能 夠選擇多種方式來對集團公司下屬的各個子公司的業績進行評估。
集團公司的合併資產負債表不是簡單地將子公司的資產負債表進行簡單地相加而得。 合併資產負債表應當反映對資產、 應收帳款、 債務、 利潤和銷售收入進行重新分類、 評 估和合併。

1.6.10 法定合併
在SAP R/3 財會子系統的法定合併模組中， 對這一功能有非常形象的描述。 通過與財 務會計和固定資產系統的集成， 資料可以直接從各個財務報表中匯總過來， 這就使法定 合併的業務處理大為簡化， 此外， 還可以減少因為不同的軟體的使用而造成的資料轉移 中帶來的錯誤。
除了法定合併以外， SAP 系統允許用戶在計畫值的基礎上經常地結算和作合併會計報 表， 另外， 用戶還可以對不同的業務領域自行定義報表。
1.6.11 應收帳款
應收帳款模組是在 SAP R/3 財會子系統中對客戶帳戶進行監測與控制的模組。
在此模組中， 帳戶分析、 示警報告、 逾期清單以及靈活的催款功能， 都使用戶可以 方便地處理客戶未清項。 而信函功能能適合任何企業的要求， 可以用於付款通知書、 對帳單和帳戶清單。
在收款時， 用戶既可以用簡便的直接輸入方式， 也可以使用自動資料傳輸方式。
同銷售與分銷模組、 現金管理模組以及在損益表中的客戶特定的功能之間的介面， 為 所有業務處理提供更多的資訊。 此外， SAP 的信貸管理、 流動資金計畫以及利潤核算功 能也能提供即時的和一致化的資料。
1.6.12 應付帳款
SAP R/3 財會子系統的應付帳款模組對所有供應商的財會資料進行管理。 它是與採購 模組集成的一個部分， 也是銷售與分銷模組中關於發貨、 發票和付款資料的來源。
包括折扣在內的付款功能可以用正規的書面形式和電子資料交換媒介(如 EDIFACT, EDI) 來處理。 系統支援所有國際支付方式。 為檢索未清項， 系統提供帳戶分析、 逾期 分析、 以及風險分攤的功能。
在應收帳款模組中， 餘額審計線索、 帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業務處理。

1.6.13 固定資產會計核算
在 SAP R/3 財會子系統中的固定資產模組中， 加入了許多新功能。 它們反映了在固定 資產管理領域中的新需求， 如：
• 在生產自動化方面日益增長的需求
• 品質要求不斷提高
• 越來越複雜的設備和更多的法規方面的要求
SAP R/3 財會子系統的固定資產管理模組能涵蓋所有主要工業國家在法定報表和對資 產價值的評估方面的要求。 能處理資產的購置、 廢棄、 轉移和折舊等業務的輸入、 計算 和處置。 除了法定的對資產價值的評估， 用戶可以自定義許多折舊和評估的方法。
系統提供了靈活的功能使用戶可以對資產進行不同方式的折舊、 估算利息以及保險金 方面的處理。 同樣， 用戶也可以在內部分析時選擇不同的指標和順序來處理報表功能。 用戶自定義的對資產價值的評估模擬優化了用戶的計畫處理。 這種模擬的功能為用戶提 供了對資產價值的不同視角， 並且能處理計畫值和實際的投資。
1.6.14 特殊分類帳
SAP R/3 財會子系統的特殊分類帳模組為特定的客戶提供了特殊的計算功能。 在此模 塊中， 一個分類帳可以通過對科目的特殊設置(如成本中心、 產品等)， 獲得不同的視角 來反映科目的餘額。 它能滿足不同的廠商對報表的要求。 用戶可以對每一個分類帳進行 計畫、 分配和貨幣轉換處理。 當實際業務發生時， 這些特殊分類帳也能自動地更新。



2 財會子系統的組織結構

一個有效的會計系統不僅僅包括帳本、 科目和憑證， 組織結構也是其基本組成部分。 組織結構針對公司制度、 稅收制度和管理上的要求來設置參數。

2.1 財務會計和管理會計的集成
SAP R/3 系統運用明確的或隱含的科目分配原則， 將相應的組織結構單元來更新分類 帳。 系統還允許用戶在那些屬於 SAP R/3 管理會計模組中的管理會計專案， 如成本中 心、 訂單、 成本物件和利潤中心等之間轉移實際價值。
對當前公司結構和未來策略的描述取決於用戶在 SAP R/3 財會子系統中如何使用這些 組織結構的術語：
• 集團公司
• 公司
• 公司代碼
• 業務部門
• 利潤中心
2.2 公司代碼
在最簡化的情況下， 公司代碼就是一個會計實體， 在其內部沒有任何法定報表的要 求。
在比較複雜的公司結構中， R/3 系統的分級功能往往用於劃分或集成公司的組成部分， 這就引出了兩個通常的公司概念----集中式模式和分散式模式。

2.3 集中式公司的管理模式
公司 代表了一個獨立法人實體， 由一個或多個公司代碼組成。
公司代碼 是一個法定的會計主體。 在公司代碼中確定會計年度、 幣種以及稅務報表。
業務部門 能幫助描述出企業內部的結構。 用戶可以用業務部門來對產品組或地區性結構 的資產和盈虧狀況進行分析。
利潤中心 是一個富有靈活性的管理會計概念， 用於對企業內部的業務領域的職責進行 分析。 一個公司內部的一些專案如成本中心、 資產、 物料以及象生產和客戶訂單等衡量 企業經營狀況的專案都被歸結於利潤中心。 此外， 利潤中心中的內容要比業務部門更為 詳盡。
2.4 分散式公司的管理模式
公司 是一個獨立法人實體， 在此同集中式相同。
公司代碼 在這種模式下表示一些高度獨立並且分散式的業務單位， 這些部門可以彙集到 會計單元中。 SAP R/3 的財會子系統能夠自動處理跨公司代碼的業務， 系統對每個涉及 這類業務的公司代碼產生憑證。
業務部門和利潤中心 的概念在此與集中式模式中相同。
2.4.1 分散式系統 （ALE）
這裏對公司業務結構的考慮超出了電腦系統在描述一個公司的業務流程方面的局 限。 公司業務是可以分離的。 例如， 分散式的後勤系統與一個集中式的財會子系統的 組合， 或者一個分散式的客戶和供應商管理系統與一個集中式的金庫子系統的組合。 用 戶可以使用應用連接系統 (ALE) 在幾個子系統之間完成這種組合， 它允許財會子系統保 持集中式的功能。 系統能以高度的協調和業務的匯總來避免資料的冗餘。
此外， 現代的財會系統已經不僅僅是一個確保會計資料的適用性和完整性的工具， 它 們已經成為適應變化中的業務環境的靈活的電算化系統了。
2.5 集團公司報表
2.5.1 集團公司
複雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。 與單獨的會計報表相比， 集團公司會計 報表顯得越來越重要。 另一個趨勢是， 用在特定的方針下作出的資產負債表來描述一個 集團公司。 這同單獨的會計報表是不同的。
集團公司可以細分為一些合併的單元。 它們可以是象業務部門那樣基於法規要求的獨 立的公司。 在集中化的公司裏， 經營性的公司代碼中的資料都直接集中到集團公司總分 類帳中。 否則， 這些資料就週期性地使用 ALE 協定記錄到集團公司總分類帳中。 用戶 可以從非 SAP 的系統中獲得資料， SAP 為此提供特殊的工具。 對法定合併單位和集團公 司進行重組的能力是國際性會計系統的基本要求。 SAP 的系統滿足用戶對資料在法規方 面的要求， 這也包括滿足全國性的和地區性的分散式公司的要求。
3 作為系統集成的中心 --- 總分類帳
作為 R/3 財會子系統的集成的中心， 總分類帳為對外會計的要求提供廣泛的功能。 其 公開性、 集成的資料流程和對用戶友好的介面， 滿足了作為現代的， 國際化使用的財會系 統的要求， 簡化了財務決策的業務處理流程。
集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業務流程的資料。
在滿足國際會計慣例的前提下， 用戶可以用不同的會計科目表和貨幣將有關專案記帳 到總分類帳中。 使用多種資產負債表結構的靈活的報表功能可以從不同的匯總層次上向 用戶提供明晰的相關資料。 此外， 系統可以讓用戶方便地查尋科目的餘額和行專案。
特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模組報表系統的補充， 完成其無法達到的功能。
會計年曆可以用於控制週期性的工作如期末結算等， 它可以幫助用戶建立工作計畫， 並將不同的工作分配給特定的人。
4 總分類帳基本術語
4.1 公司代碼
根據國際會計標準 (IAS)， 法定的 或獨立的會計實體是財務會計的核心概念。 對獨立 會計實體的一個基本要求是披露資產負債表和損益表。 在 SAP 系統中， 公司代碼就代表 了獨立的會計實體。 它是從許多不同的業務部門中匯總會計資料的中心組織結構單元。 公司代碼也是對外會計系統的最小組織結構單位， 它代表了一個完整獨立的會計系統。 一個公司代碼將綜合考慮稅務、 商務和其他方面的因素， 與一個獨立的法人公司非常相 似。
公司代碼在財會子系統中的功能是什麼？
公司代碼是財會子系統的中心組織結構單元， 它控制了資產負債表和損益表資料的披 露。
4.2 業務部門
公司代碼是一個法定實體， 代表一個獨立的會計單位， 除此之外， 用戶還可以在 公司代碼之外建立代表特定的業務領域或責任中心的組織結構， 可以將輸入到財務會計 中的資料分配到指定的單元中， 業務部門中可以包括各種單位， 如產品組、 利潤中心、 工廠、 辦公室等。
在一張憑證上， 每一個記帳到總分類帳中的行專案均可以指定到某個業務部門。 在 此， 系統還允許用戶對記帳到不同的公司代碼中的資料組合成新的資料匯總。
所有主要的會計項目， 如完整的損益表、 固定資產、 應收帳款和應付帳款、 庫存貨 物等， 均可以在業務部門中得到評估。

業務部門在財會子系統中的功能是什麼？
業務部門是在公司代碼之外的一個組織結構， 它為企業內部的業績評估提供了不同的 層次和視角。
4.3 憑證
4.3.1 憑證原則
SAP R/3 的財會子系統遵循嚴格的財務會計憑證原則。 所有的會計業務都以會計憑證 方式記帳到會計系統中。 憑證是一個資料載體， 它包含了能影響科目餘額的資料， 即 行專案。 憑證具有以下功能：
• 準備創建資產負債表的直接資料來源；
• 通過憑證， 用戶可以將有關資料分配到成本中心、 訂單和專案中；
• 它為許多明細分類帳的業務處理如付款和催款等提供資料。
一個獨特的憑證創建系統、 結算記帳規則和嚴格地審核憑證的格式與內容的體系， 確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財會子系統中。 在財務會計模組中， 所有的科目 餘額和匯總資料都能正確地回溯到每一個正確記帳的憑證中。
為了能用唯一的標準來處理大量的業務， 財務會計模組提供以下功能：
• 用獨特的記帳和輸入規則來創建憑證；
• 由大量的參數來控制憑證輸入。
憑證抬頭是憑證的重要組成部分。 憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等資料， 憑證的 主體是若干個行專案， 它們都代表了特定的業務。 行專案中記錄了業務金額、 科目和附 加的科目分配。
4.3.2 基本憑證參數
以下基本憑證參數是用於標識每一個業務處理的：
• 憑證類型： 憑證類型包含用於管理不同的憑證的控制資料；
• 記帳碼(輸入類型)： 記帳碼用於確定行專案記帳的方向， 借記或貸記。 它還確定 了記帳科目的類型(總帳科目或明細分類帳帳戶)和記帳資料登錄的螢幕格式。
• 憑證號碼： 每一張憑證都有唯一的號碼， 有的是系統自動分配， 有的是用戶自定 義。 在任何情況下， SAP 系統確保憑證號碼的唯一性。 系統允許用戶按業務類型 (發票、 預付定金等) 定義憑證號碼值的範圍， 這就意味著不同的憑證能被正確地 分類和存儲。
• 科目內容和類型： 包括付款條件和其他科目的指定。
SAP 的財務會計模組提供所有關於憑證管理方面的功能， 包括在以前的會計期間記 帳等。 在憑證記帳後， 其資料可以顯示、 更改、 沖銷和歸檔。 整個憑證始終是一個單 元， 而憑證之間的聯繫也始終存在。
獨特的憑證原則確保了所有集成的系統和其業務或行項目在業務上的連接。
4.3.3 更改憑證
憑證在被記帳後也可以更改， 當然， 所有影響科目餘額的欄位是不可更改的， 這些 欄位包括：
• 記帳金額
• 科目號碼
• 記帳碼
• 會計年度
• 稅額
有些可以更改的欄位取決於同財會子系統一起安裝的模組， 用戶可以對其他欄位定義 相應的規則， 確定在什麼情況下， 什麼時候和如何進行更改。 用戶可以指定某些科目分 配可以在記帳期間未關閉時更改， 還可以設置系統參數， 確保資料不被更改。 在會計部 門結算後， 把資料傳送到其他系統中。
更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。 只要有適當的授權， 用戶 可以方便地切換顯示與修改而不會丟失當前顯示的視圖。
在SAP 財務會計模組中， 憑證有什麼功能？
SAP 的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則， 憑證可以快捷方便地按用戶的需要進 行調整， 並且正確地記帳。
4.4 會計科目表
SAP R/3 的財務會計模組能滿足在法規、 資金流和記帳分類方面的要求， 提供靈活可 變的方式來建立總分類帳。 會計科目表是會計系統用來記錄資產價值和價值流的分類系 統， 此外， 它還確保了科目文本的正確翻譯。
在 SAP 系統中， 會計科目表有以下形式：
• 作為經營需要的會計科目表。 經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的 科目， 也允許進行特殊的， 在公司範圍內的業務處理。 財務會計和成本核算都使 用同一個會計科目表。
• 作為地區性的會計科目表。 地區性的會計科目表包含了為滿足當地有關法規而設 的科目。 記帳的資料是基於政府的規定和預先定義的一些規則而處理的， 其項目 和經營用的會計科目表有所區別。
• 作為集團公司的會計科目表。 集團公司會計科目表包含了在集團公司內使用的所 有科目， 其記帳資料是基於外部集團公司會計的要求， 集團公司會計科目表的項 目與經營用會計科目表不同。
SAP 系統提供定義不同的會計科目表的功能， 使靈活多變的評估成為可能。 記帳資料 可以在公司的層次結構的不同層面上處理。 日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中 的， 同樣， 用戶也能按某個國家的特定要求進行會計評估， 也可以將經營用會計科目表 與集團公司的需要相結合。
4.4.1 會計科目表的組織結構
為了滿足不同的要求來建立會計科目表， SAP 的財務會計模組提供兩種不同的方式來 建立一個或多個會計科目表：
• 使用集中式的組織結構， 用戶指定一個特定的， 通常是在集團公司層面上包括所 有科目的會計科目表， 供在集團公司內的所有公司代碼使用。
• 使用分散式的組織結構， 在公司代碼層面建立會計科目表， 對每一個公司代碼定 義一個會計科目表。 它們可以是跨國公司， 有許多分部和利潤中心， 以及跨幾個 行業的集團公司。
4.4.2 在多種語言方面的靈活性
只要指定所需要的語言代碼， 每個會計科目表就可以被翻譯成多種語言。 SAP R/3 的 國際性設置使用戶在同一會計科目表中使用多種語言。 其科目名稱在用多種語言輸入 後， 可以為用戶顯示其所需的語言的內容。
在財務會計模組中的會計科目表有什麼功能？
會計科目表在不同層次上的使用， 使用戶可以在公司結構的不同層次上處理會計數 據。
4.5 總分類帳科目
每一個用於記帳的科目都在總分類帳中定義， 它們包含了描述其功能的資訊， 這些 資訊是保存在每個科目的主記錄中的， 它們控制著對該科目的記帳和對記帳資料的處 理。
4.5.1 總帳科目主記錄的結構
總帳科目主記錄分為兩部分：
• 關於會計科目表的資料。 這部分資料用於整個主記錄， 如總帳科目號碼， 科目 名稱， 確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。 此外， 用戶還可以用它來 規定主記錄中用於公司代碼部分的資料的有關控制資訊， 如科目組和螢幕格式。
• 關於公司代碼的資料。 這部分資料包含了如何控制業務資料的輸入與記帳的參 數， 如何管理科目的資料， 以及其他與公司代碼相關的資料， 如貨幣、 稅碼、 統馭科目、 行專案的顯示和未清項的管理等。
基於公司的組織結構， 兩部分資料既可以分開處理， 也可以同時處理。 這就允許用戶 按自己公司的慣例來控制對主記錄的責任。 比如， 用戶可以在整個集團公司內預先定義 好所有科目中關於會計科目表部分的資料， 而屬於各子公司的雇員則只有權力來處理關 於公司代碼的資料， 當然， 用戶也可以給其雇員處理兩部分資料的許可權。
4.5.2 對主記錄的處理
SAP 系統可以將創建、 修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。 用戶可以對其雇員按 照職責要求給予不同的許可權。 每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中， 科目組是以 下列指標來對總帳科目進行分類的：
• 科目號碼的分配。 對於有相同或相似用途的科目， 如銀行存款科目等， 用戶可以 為之預定義總帳科目號碼的數字範圍。
• 用戶介面的螢幕格式。 用戶可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的字 段， 不需要的欄位可以去掉。
SAP 的財務會計模組為創建總帳科目主記錄提供多種方式， 這些方式使用戶能靈活簡 便地在系統中設定所需要的會計科目表。 用戶既可以使用系統提供的會計科目表樣本， 也可以自己建立會計科目表， 以下方式可供用戶選擇使用：
• 複製一個會計科目表。 用戶可以使用系統中的會計科目表作樣本， 複製一個自己 的會計科目表，再根據需要， 對其作一些改動。
• 參照方式。 參照系統中現有的會計科目表， 把所需要的樣本科目設置到其中， 讓 系統自動建立所有科目。 當用戶使用標準系統時， 這種方式最好。 當然用戶應當 給科目新的名稱和號碼。
• 資料傳送方式。 在先前系統中使用的總帳科目主記錄可以傳送到 R/3 系統中。
• 樣本科目方式。 在系統中預先定義一些樣本科目， 對許多科目的主記錄中的欄位 預先定義。 這種方式在用戶有幾個公司代碼且它們的業務基本相似時最好。
用戶也可以修改、 凍結或刪除個別的主記錄中的欄位， 也能增加一些欄位或增加新的 總帳科目。 系統提供了靈活多變的查尋功能， 所有的輸入都被記錄下來， 以保證對主記 錄維護的正確性。
4.5.3 行專案顯示
行專案顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、 統馭科目和暫存項目的概況， 用戶能夠確定哪些專案應當顯示在螢幕上。 即使在顯示清單已經出現在螢幕上時， 用戶 也能動態地改變顯示。 多種分類排序的選擇， 如按號碼、 憑證日期、 科目分配等， 使 用戶能以對話模式來選擇、 匯總和排列所需要的憑證專案。 查尋和匯總功能在相應的屏 幕上可以方便地地使用。 行專案顯示功能適用於：
• 在一個公司代碼中的一個科目
• 用任務清單方式顯示集團公司中的一個科目組
用戶可以隨時從行專案清單切換到單個憑證的顯示。 行專案清單可以由系統輸出或在 試算表軟體中處理， 還可以通過 SAP 辦公室管理系統以電子郵件方式發給特定的人， 他們可以將其存入自己的微機中， 用 Excel 軟體處理。
4.5.4 科目餘額
只要當憑證記帳到某一個科目， 該科目的餘額就被更新。 用行專案顯示的功能可以指 出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目， 用戶可以顯示科目餘額和相應的憑證的行項 目。 科目餘額按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關的業務資料的概況。 可用的分 類指標包括科目號碼、 公司代碼、 會計年度、 業務部門和幣種。 在科目餘額顯示中， 用戶可以直接進入行專案顯示。
在 SAP 的財務會計模組中， 總帳科目的功能是什麼？
大於總帳科目和其功能， 以確保對業務處理的正確記帳， 同時有效地管理憑證和顯示 行專案。
5 總分類帳的主要業務處理
5.1 計畫
如果用戶需要一份有意義的資產負債表和損益表， 那麼資產負債表和損益表中不同形 式的計畫和實際值的比較就很重要了。
由於以下原因， 計畫功能在 SAP 系統的財務會計模組中具有重要意義。
• 計畫中包括了公司代碼、 業務部門和總帳科目；
• 會計期間的詳細資料；
• 所有的相關參數；
• 以不同的形式保存的。
在一個公司代碼中， 用戶可以對科目或科目與業務部門的組合作計畫。 計畫是基於 資產負債表和損益表結構的。 SAP 的標準系統包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計畫 模式， 用戶可以對以下方面輸入計畫值：
• 完整的資產負債表和損益表
• 業務部門
當計畫值輸入後， 用戶能夠作以下工作：
• 自動分配
• 按期間分配
• 作為參考
• 結轉
• 複製
它們可以快捷地以不同的形式顯示並用於比較。 在預定義有關參數和結構的前提下， 財務會計模組能自動處理計畫功能。 另外， 用戶可以方便地增加， 改寫和選擇資料， 這 就確保了在所有層次上進行計畫。
財務會計模組的計畫的靈活性是如何體現的？
總分類帳的計畫功能可以在不同的組織結構、 期間和不同的形式中單獨執行。 用戶可 以預定義其結構與內容。
5.2 總分類帳科目記帳
5.2.1 一次性記帳的原則
所有需要記帳的業務都必須在遵循有關記帳的規則的前提下記入公司代碼中的相關部 門與科目中。 只有在保證原始資料的前提下， 記帳的資料才有可能是精確、 可靠和完整 的， 這就意味著所有公司實體的原始資料的來源與責任部門均處於監控之中。
總分類帳的記帳資料來源於以下方面：
• 如果 SAP 物料管理系統 (MM) 也安裝使用並且集成到系統中的話， 諸如發貨等經 營業務就會自動地記帳到總分類帳中；
• 在明細分類帳中的記帳， 例如 SAP 的固定資產會計核算模組被使用與集成， 資產 的購置會生成總分類帳的憑證記帳；
• 在總分類帳中的直接記帳。
與此同時， 必須考慮與管理會計模組的關係。 憑證、 科目的分配和對業務的記帳均取 決于集成系統的類型。 記帳的憑證、 原始資料和科目的分配都同時反映在總帳和明細分 類帳上
5.2.2 資料集成
明細分類帳在下列層次上與總分類帳完全、 綜合地集成：
• 主記錄
• 業務資料
• 報表
主資料的集成包括了會計科目表和與成本核算相關聯的明細分類帳的所有科目關係。 主資料的參數也可以共用， 資料可以相互檢驗正確性與有效性。
記帳資料的集成反映在以下方面：
• 中央資料庫是唯一的業務資料的存儲倉庫；
• 核心憑證的有關行專案中包含原始資料和相應的科目之間的聯繫。
一個共用的資料庫意味著：
• 不會產生和維護資料冗餘；
• 可以完全驗證的文檔和檢查系統；
• 對所有應用模組可以全面地存取資料；
• 報表和資訊系統的完整的設置。
資料的集成是明顯的， 因為對於一個業務處理的所有憑證都是通過預定義的科目之間 的關係而聯繫在一起的。
所有的明細分類帳均能集成在一起是非常重要的。 在各個業務層次上徹底的資料集成 是 SAP 系統的一個重要的優勢， 每個記過帳的業務將自動影響所有相關的評估， 自動傳 輸的資料確保了一個即時的和網路化的財務會計和管理會計系統的有效性。
5.2.3 明細分類帳與總分類帳的協調一致
帶有各種資產和資產負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳 的關聯。 統馭科目的作用是當在明細分類帳中發生記帳業務時， 其行專案將自動地記帳 到相應的總分類帳科目 (統馭科目) 中， 並且其結果將反映到資產負債表上。
對總帳科目餘額的更新是自動地並且同時發生的， 這就確保了：
• 總分類帳與明細分類帳始終是一致的；
• 集成的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證；
• 財會資訊系統可以馬上使用所有與資產和損益相關的帳務；
• 財會資訊系統可以馬上顯示所有與資產和損益相關的帳務；
5.2.4 資料登錄的工具
SAP R/3 系統提供眾多的資料登錄工具和自動功能， 這意味著大量不同的記帳資料可 以有效、 正確和完整地輸入到系統中。 使用系統的授權功能， 每一個相關的人士可以使 用許多這類功能來滿足特定的需求。 系統提供以下功能來幫助憑證輸入：
1. 技術性的輸入工具：
• 資料維護
• 附加功能和調整未完成的資料登錄
• 對統計性的注釋項的記帳
• 資料值的傳送
2. 參考方式：
• 借用已經記帳的憑證、 樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入
3. 自動記帳
• 週期性記帳處理
• 關聯性記帳 (現金折扣、 增值稅等)
4. 控制功能
• 對憑證中欄位的格式與內容進行檢驗
• 對憑證的確認
5.2.5 附加的檢驗功能
SAP 的財務會計模組允許用戶對每個使用者和每一部分的資訊定義附加檢驗， 例如， 可以對每個使用者在下列應用領域檢查其是否可以記帳：
• 一個科目
• 一個業務部門
• 一個公司代碼
• 一個成本中心
• 一個成本物件
對在憑證中的關聯資料的有效性檢驗確保了所輸入資料的正確性。
5.2.6 多種貨幣的處理能力
財務會計模組允許用戶同時使用三種貨幣， 以下貨幣類型是系統提供的：
• 集團公司貨幣
• 全球公司貨幣
• 硬通貨
• 索引貨幣
在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理， 與此同時， 在總帳科目中將記錄相關的貨幣金 額。
總分類帳確保了經營業務的集成， 所有業務處理只需要輸入一次原始記錄， 其資料可 以集中處理和用於評估。
5.2.7 未清項管理
在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理， 這個功能使用戶可以根據憑證來結清 借貸方餘額。 使用未清項管理功能的科目可以在業務處理中更新餘額。
5.3 結算
5.3.1 在會計年度內的結算
每天的結算不必通過記帳來調整。 當用戶輸入有關業務憑證後， 可使用下列報表的功 能：
• 每天的準確無誤的科目餘額以及憑證的行項目；
• 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。
憑證日記帳具有重要的核對總和對帳功能， 而且可以為期間結算提供精確的資料。 用戶 可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。
財務會計模組允許客戶用月結算來為年終結算作週期性的資料準備工作。
用戶可以使用下列標準程式來處理結算：
• 用統馭項來更新餘額審計線索；
• 建立一個完整的、 自定義的和可排序的日記帳；
• 對憑證和其總計金額進行對帳；
• 對憑證進行重新組織和歸檔處理。
這些準備工作對那些在年終結算程式中要使用的科目和行專案進行了處理， 此外， 年 終結算所使用的所有功能均可以用於月度或季度結算。
每天和月度結算使用戶可以觀察和評估明細的盈虧資料。
5.3.2 年終結算
年終結算可以基於月度結算的資料， 但這並非必須要這麼做。 SAP 系統為年終結算提 供一系列特定的功能， 用於處理相應的科目和行專案。 以下是對資產負債表作調整的重 要步驟：
• 關閉記帳期間；
• 對未清項和總帳科目餘額進行外幣評估；
• 按付款期限對包括未清項在內的客戶和供應商列出收付款清單；
• 確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項；
• 對外幣評估、 調整和待攤預提項記帳；
• 列印資產負債表和損益表。
以下是一些即時性的工具， 它們可以為最終的資產負債表和損益表作準備：
• 科目記帳的總金額
• 未清項餘額審計線索
• 餘額結轉
其他標準報表如關於未清項的報表， 可以用於分析與監測， 它們為當前的會計業務與 年終結算建立了聯繫。 所有的報表均可以互動式地使用。
總帳中重要的評估有以下這些：
• 科目餘額表
• 資產負債表與損益表
• 總分類帳
• 增值稅報表
• 憑證日記帳
• 記帳總金額
• 行專案清單
• 未清項餘額審計線索
• 總分類帳科目清單
由於年度結算是高度自動化的， 因此有關報表的生成是非常快捷與可靠的。
5.3.3 結算報表
5.3.3.1 評估的層次
通常一個公司都有其資產負債表和經營組織結構的責任中心層次， 前者是會計法規的 要求， 而後者則是內部管理的要求。
上述的兩種層次結構是不同的。 由於經營管理上的需要， 與內部管理相關的會計結構 通常使用另一種層次結構。
一個有效的報表系統應當能結合這兩種層次結構來使用相關資料， 這些資料一方面可 以供資產負債表和損益表使用， 另一方面又可為內部核算所用。
這就意味著用戶可以選擇任何部分的業務資料來顯示業務部門的狀況， 可以對一個跨 公司代碼的業務部門作相應的評估。
5.3.3.2 報表結構
財務會計模組為結算提供了許多報表， 它們使用戶可以直接從記帳資料中生成與評估 報表， 作為總分類帳的一個重要組成部分， 資產負債表和損益表應當對所有業務定義。
資產項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分別定義。 用戶應當考慮以下幾 個方面：
• 明細資料的層次和科目的分類
• 資產負債表和損益表中的專案與其子專案中科目的指定
• 文本資訊的分配
• 是否顯示總金額
SAP 系統允許用戶使用許多種資產負債表和損益表， 這種功能使用戶可以對現存的科 目按以下考慮的方面來分析與評估：
• 商務和稅務方面的法規
• 集團公司的要求
• 經營管理的需要
用戶還可以把成本從不同的會計科目表中匯總到一個報表裏。 系統允許用戶從不同的 會計科目表中對公司代碼的科目產生不同類型的報表進行分析與處理。
5.3.3.3 資產負債表和損益表
用戶可以隨時使用對話模式生成資產負債表和損益表， 包括分期間、 計畫值與實際值 對以下資料進行比較：
• 不同的科目和記帳憑證的增加值；
• 通過明細分類帳查尋有關的行專案；
• 詳細的說明文本；
• 圖形化的處理；
• 資料評估與分析。
此外， 資產負債表和損益表的結構還具有以下幾個特點：
1. 不同形式的資產負債表和損益表可多達 10 個層次；
2. 不同類型的處理
• 到報表期間為止的累計值
• 餘額結轉後的期初餘額
• 用戶所選擇的任何期間段的會計資料
3. 不同類型的價值 (計畫值與實際值)， 不同期間 (當年與去年) 和不同形式的差異 (絕 對值、 百分比) 的比較；
4. 多種貨幣。
一個綜合的報表系統確保了對結算資料的準備工作。
財務會計模組的結帳是如何完成的？
財務會計模組對年度的會計資料以高度自動化的方式直接作結算準備工作。

6 財務會計資訊系統
SAP 的財務會計資訊系統 (FIS) 是基於 SAP 的綜合資訊倉庫 (EIS) 的互動式資訊系統， 它使用戶可以在指定的資料參數的基礎上對相應的財會資料作評估。 財務會計資訊系統 對下列領域的經營管理提供有效和綜合的支援：
• 不同幣種的分析
• 總分類帳科目分析
• 資產負債表和損益表的分析
總帳科目資訊系統同資產負債表與損益表一樣是基於總帳科目的業務資料。 其主要 報表的類型就是資產負債表的分析和資產負債表的主要資料的報表。 資產負債表的分析 是按資產負債表和損益表的層次結構而輸入資訊系統中的。 系統允許用戶按照實際值和 計畫值作多種形式的分析， 年度、 半年、 季度和月度比較均可。 用戶也可以生成各種 主要資料報表， 同時參照系統提供的樣本。
用戶可以對所有的組織結構單元 (如公司代碼、 公司和業務部門) 和各種會計期間 (會 計年度與會計期間) 進行評估。 報表既可以用公司代碼的貨幣， 也可以用其他平行使用 的貨幣如集團公司貨幣、 硬通貨等。
有了以上手段， 用戶可以根據經營或法規的要求， 從業務中提取出相應的資料， 同時 還可以迅速地通過自定義的路徑找到所需要的資訊。
上述的財會資訊系統的均有以下功能：
• 用設置參數的方法來自定義、 選擇、 評估與分析；
• 用對話模式在螢幕上連接；
• 與自定義的處理流程與報表相結合；
• 用文本、 注釋和消息的技術與所有業務流程集成。
SAP 的財務會計模組是如何支援經營管理的？
一個符合所有經營業務和會計法規要求的、 詳盡的、 互動式的資訊系統支援所有的 系統功能。

7 特別用途的分類帳
7.1 對象
如果用戶將其他系統與 SAP 的財會子系統一起使用， SAP 為所有的應用模組提供多種 評估方式， 包括傳統的科目分析和對財務會計的結算報表。 它們通常是基於總帳科目和 每月的借貸方記帳餘額。 在成本會計核算中， 系統提供的評估功能是基於責任中心或成 本的彙集者 (如定單或成本結算對象)。 這些功能也是基於每月的資料， 包括附加的計算 值、 待攤和預提、 以及按特定的參數所作的分配與分攤。
7.1.1 分析
公司上周銷售了多少塑膠製品？ 這些成本發生在哪一個責任中心的什麼產品組中？
以上問題都是財務會計中的總分類帳科目的餘額所無法回答的。 用戶可以從管理會計 模組中得到這些資料。 管理會計模組的一個優勢在於用戶可以顯示複雜的、 與成本相關 的數值和結算資料流程。 特別用途的分類帳系統向用戶提供一套附加的評估體系， 它能讓 用戶在傳統的科目基礎上使用公司自定義的帳戶系統。 通過對不同應用模組的欄位的組 合， 用戶可以生成與公司特定業務相關的銷售分析報告， 這種報告能方便地用於各種目 的的評估。
SAP 系統允許用戶附加並定義一些在傳統的科目之外的帳戶來方便靈活地對業務進行 評估。
7.2 帳戶分配條件與總計格式
7.2.1 帳戶分配
在財務會計和其他模組中， 所有與科目和附加帳戶的分配相關的欄位都能作為參數用 於總計值的格式和用戶的公司的報表系統。 通常報表會有各種要求， 它們往往會基於以 下指標：
• 時間 ( 年、 季、 月、 周、日)；
• 類型 ( 科目、 成本中心、 產品、 地區)；
• 比較方式 ( 實際值、 預算、 計畫值、 分配值、 數量 )；
• 內部與外部的要求 ( 法定的帳簿、 合併的財務報表等 )；
• 特別選定的某些業務， 例如， 所有餘額超過 100,000 本位幣單位的銷售收入科目 等。
考慮到以上指標， 用戶可以同時更新不同的分類帳， 可以指定將資料從哪些公司代碼 或公司傳送到指定的分類帳。
通過使用與特定公司業務相關的帳戶分配可以滿足不同的要求。
7.3 貨幣與數量
7.3.1 匯率
在特別用途的分類帳中， 用戶可以同時使用三種貨幣來評估經營業績：
• 第一種貨幣是交易貨幣， 它是處理經營業務的原始貨幣；
• 第二種與第三種貨幣由用戶自定義。
用戶可以選擇一種貨幣來滿足經營要求， 如公司代碼貨幣、 集團公司貨幣等， 這種 貨幣始終可以按憑證記帳時適用的匯率來兌換。
7.3.2 數量
除了能用不同的幣種外， 用戶還可以指定相關業務所涉及的數量單位。 這一功能一般 用於對總計資料的細分中。 在一些行業中， 一次業務交易有時會涉及幾種數量單位。 例 如， 用戶有時會採購若干噸的貨物， 可收到的卻是幾個標準集裝箱， 在這種情況下， 用 戶可以在特別用途的分類帳中產生兩種單位的總計量。
在財務會計模組的特別用途分類帳中， SAP 系統自動地考慮了跨國公司對貨幣的特殊 要求。
7.4 靈活定義的會計期間
系統可以對每週甚至每天的銷售額進行分析， 基於業務發生的日期， 系統對各分類帳 確定總計額的相關期間， 因此， 用戶可將一次業務指定到不同分類帳的不同期間裏。
7.4.1 記帳期間
一個分類帳可以僅包含用於每週銷售報表的資料， 然而， 相關的業務則可以同時傳送 到用於月度資產負債表的另一個分類帳中。 在這種情況下， 一個分類帳有 52 個期間， 而另一個則只有 12 個期間。 使用特殊用途的分類帳， 用戶可以定義多達 365 個記帳期間 來保證任何細節方面的報表系統。
對記帳期間的靈活定義使會計分析可以在任何資料和期間內進行。
特別用途的分類帳在 SAP 財務會計模組中的特定是什麼？
SAP 的財務會計模組的特別用途分類帳為用戶提供了多種選擇， 能使用戶在選擇相關 科目分配、 期間和貨幣的基礎上， 生成不同的報表供業務分析。
7.5 集成性
7.5.1 概況
在 SAP 的特別用途的分類帳中的資料更新絕大多數是來源於在不同的公司代碼中的業 務處理的輸入。 這些資料立即或週期性地傳送到特別用途的分類帳中。 此外， 系統外的 資料也能透過標準介面傳送到特別用途分類帳中。 系統可對相應的資料在有效性檢驗。
特別用途分類帳中的資料是自動地從其他 SAP 模組或者非 SAP 的系統中傳來的。
7.5.2 主數據
7.5.2.1 主資料集成
為了確保在系統中資料的一致性， 所有傳送到特別用途分類帳的資料都徹底地檢驗 過， 例如， 特別用途分類帳用傳送的模組的主記錄的相關參數對有關項目如科目、 成本 中心或產品等進行帳戶分配， 這意味著相關的欄位在傳送的模組中必須輸入相應的數 據。
在整個系統內的主資料的集成確保了資料的一致性。
7.5.3 來自其他 SAP R/3 應用模組的資料更新
7.5.3.1 資料傳送
用戶可以指定哪些業務處理會更新特別用途分類帳的資料， 比如：
• 財務會計模組的記帳
• 物料管理模組的業務
• 訂單結算
用戶也能用一些特定的方式來確定哪些業務處理會更新哪個帳戶。 在用戶定義的規則 和欄位之間的關係的組合的基礎上， 業務可以作有效性檢驗、 匯總以及一個或多個分類 帳的累計， 所定義的分類帳既可以即時， 也可以定期地更新。
用戶可以確定對不同的帳本進行不同方式和時間的更新。
7.5.4 直接輸入資料
7.5.4.1 輸入資料
當用戶使用多個 SAP R/3 的模組時， 特別用途分類帳得到的絕大多數資料是從其他模 塊自動傳輸來的， 但偶爾用戶也要直接輸入一些資料， 例如一些統計性的資訊等。 系統 為資料的直接輸入提供了一個特定的功能， 資料可以作為特別用途分類帳專用的憑證形 式直接輸入。 運用適當的參數， 用戶可顯示這些特定的憑證。
類似統計性的調整項資料可以直接輸入到特別用途分類帳中並且自動地累計。
7.5.5 從非 SAP 的系統來的資料
7.5.5.1 非 SAP 系統
特別用途分類帳為非 SAP 的系統的資料傳送提供了一個標準的資料介面， 當用戶想要 把 SAP 系統與非 SAP 的系統結合使用時， 或者用戶想單獨使用特別用途分類帳時， 特 別用途分類帳就必須使用外部資料。 在銀行業或保險業， 特別用途分類帳往往被單獨地 使用。
用戶可以在特別用途分類帳中將內部和外部資料結合使用。
7.5.6 與其他 SAP 模組的協調一致
7.5.6.1 協調
在特別用途分類帳中， 用戶可以用指定的方式來確定哪些業務處理會影響哪些帳戶， 因此， 用戶需要能確保資料的一致性。 SAP 系統提供一個標準程式來作帳戶的比較以保 證資料的一致性， 例如比較總帳科目的業務資料和一個用戶定義的帳戶的資料等。
SAP 系統能確保特別用途分類帳中的資料在任何時候均與其他模組保持一致。
特別用途分類帳是如何在整個系統的資訊網路內集成的？
特別用途分類帳能自動地接收從其他 SAP 模組或非 SAP 的系統中傳送來的資料， 這些 資料是按要求指定到特定的帳戶中的。
7.6 分配
7.6.1 概述
7.6.1.1 分配處理流程
特別用途分類帳中的分配功能將發送方中的金額或數量的實際值或計畫值自動地分配 或分攤到接收方中， 這種分配能以固定值、 固定比例和動態比例的方式來處理。 例如， 系統能對某個期間按雇員數或銷售額來分配。
SAP 財會子系統的特別用途分類帳模組支援重複分配的方式， 因為需要分配的值在數 據庫中是分開存儲的。 此外， 用戶可以顯示不同的分配模式， 資料的接收方也可以顯示 資料的來源。
特別用途分類帳支援不同層次結構和重複的分配方式。
7.6.2 分配與分攤功能
7.6.2.1 分攤類型
SAP 系統提供以下兩種分攤的基本類型：
• 在一個領域內分攤， 例如， 從一個成本中心分攤到其他成本中心；
• 在不同領域的資料項目之間分攤， 例如， 用戶可以將某產品組的運費分攤到每一種 產品上。
對以上兩種基本類型， 用戶可以使用三種分攤方式：
• 固定金額方式。 用戶可以定義分攤到接收方的固定金額；
• 固定百分比方式。 用戶可以定義分攤到接收方的百分比金額；
• 動態方式。 系統自動地確定分攤金額。
根據參數， 用戶可以指定單個的值、 間隔和資料集。
7.6.2.2 資料集定義
資料集這個術語在特別用途分類帳中是一個重要的單元， 而資料集的定義對於報表、 計畫和所有帳戶處理都是基本的前提。 一個資料集描述了資料的結構和資料之間的關 系。
對於總計數值的特定部分， 用戶可以指定下列內容：
• 簡單的數值條件， 如銀行帳戶；
• 成本中心的層次結構；
• 各廠商或公司之間的多層次的關係。
資料集中的資料可以用普通方式存儲並被上述功能調用。
用戶可以用靈活的規則來分配有關數值。
在特別用途分類帳中， 業務值是如何分攤的？
靈活多變的分配與分攤方式為各公司特定的業務評估提供了分析的內容。
7.7 計畫
7.7.1 概述
如果用戶想把特別用途分類帳作為內部控制的工具， 系統就會要求適當的計畫值和累 計的實際值來作比較。 計畫值不能通過業務處理來直接輸入， 它只能對一個或幾個期間 作為總計值輸入。 如果有必要， 資料可以用不同方式分配到不同的期間。 因此， 計畫數 據的輸入要運用同實際值輸入不同的方式來完成， 為此， 特別用途分類帳向用戶提供易 於使用的計畫工具。
特別用途分類帳提供易於使用的計畫功能。
7.7.2 計畫參數
7.7.2.1 計畫技術
公司特定的計畫工作往往要花幾天甚至幾周的時間。 計畫業務是基於那些在系統中 作為參數存儲的資料與要求來進行的， 這些參數有獨一無二的標誌與名稱， 並且總是按 這個名稱來調用的。 這些計畫參數描述了用戶的計畫的基礎值和系統建議的計畫值， 用 戶可以在整個計畫期內使用這些計畫值。 此外， 這些計畫參數還可以與用戶的許可權相連 接， 對特定的使用者限制使用特定的參數。
在計畫參數中存儲的資訊包括以下內容：
• 計畫的基礎值
• 貨幣 (業務貨幣、 第二與第三貨幣)
• 數量 (初始量與附加量)
• 分攤碼 (標準的或用戶自定義的)
• 輸入單位 ( 百、 千、 百萬)
• 計畫值的小數位數
• 計畫版本
• 計畫對象
在計畫任務執行時， 不同的計畫參數值可以臨時更改。
通常的計畫資料在計畫參數中指定。
7.7.3 計畫分攤功能
7.7.3.1 計畫分攤
通常情況下， 用戶應將整個年度或季度的計畫金額或數量輸入到系統中， 然後再按一 個或多個分配碼分攤到計畫期間中去。 用戶可以對不同的處理物件如總銷售額或總人員 開支用不同的分配碼來處理。 一個分配碼在被定義後仍可用於不同的處理物件。 例如， 當用戶在進行產品組計畫時， 用一個名稱為“金屬板材”的代碼來分配金屬板材的產品 組， 或對半成品使用一個標準的分配碼， 這些代碼也可以用於生產計畫中的成本中心計 劃。
這些分配碼存儲在系統中， 並且可以用於附加的計畫期間和計畫版本。 因此， 年度的 總金額能方便地按公司的有關要求分配到各計畫期間內。 此外， 用戶還能將金額和數量 直接輸入到各期間中。
公司指定的分攤功能允許用戶對總計值作基於期間的或個別的計畫。
7.7.4 計畫值
7.7.4.1 輸入計畫值
計畫值的輸入必須基於計畫參數， 尤其是預定義的輸入結構。 例如， 用戶可以指定 一個與實際資料的帳戶分配（成本中心）不同的計畫層次（如成本中心範圍）。
用戶基於計畫參數來進行計畫工作， 用分攤功能 (平均分攤) 和分配碼 (月工作日法) 來 將總計值分攤到計畫期間中。 如果有必要， 用戶可以用自定義的值來取代系統自動生成 的建議值。
特別用途分類帳既允許集中式的計畫 (如對所有成本中心按類型計畫)， 也支持分散式 的計畫 (如對單個成本中心計畫)， 用戶還可以在螢幕上互動式地更改計畫的深度。
系統對集中式和分散式計畫輸入計畫值提供全面的支持。
在特別用途分類帳中計畫的地位如何？
特別用途分類帳以其成熟的計畫功能而成為公司內部控制的基本單元。
7.8 報表
7.8.1 概述
如果用戶使用預定義生成的符合公司要求的報表來匯總資料時， 特別用途分類帳就尤 其有用。
7.8.1.1 報表編寫器
SAP 系統提供了幫助用戶對帳並檢查資料和為內部和外部審計生成檢查路徑的標準的 報表。
用戶還可以運用報表編寫器來為各自公司的報表提供資料。 用戶無須具有編程式的能 力就能使用報表編寫器來生成報表， 通過各種自定義的報表， 用戶可以按不同的領域來 評估總計資料。
7.8.1.2 報表生成器
報表生成器是生成報表的另一個工具， 其基本功能和報表編寫器相似， 用戶可以在 使用報表生成器時運用大部分報表編寫器的功能， 然而用戶不必瞭解報表編寫器的控制 單元， 如數據集等， 就可以在報表生成器上工作。
當用戶用報表生成器生成報表時， 可以用圖形化方式來顯示報表的行與列的位置， 與 實際產生的報表完全相同， 即所謂“所見即所得”。
靈活的報表是特別用途分類帳的強有力的工具。
7.8.2 報表定義
7.8.2.1 報表設計
SAP 的報表定義方式是功能表驅動方式， 用戶不必擔心如何得到所需的資料。 因此， 用 戶可以把注意力集中在如何在報表中安排與顯示所需要的資料。
用戶應確定以下內容：
• 在使用系統預定義的標準報表時， 確定報表格式的參數值， 如列的寬度；
• 在報表的行中使用哪個業務領域和匯總的層次；
• 在報表的列中應該顯示什麼數值， 實際值、 計畫值、 月度值還是年度值；
• 選擇哪些資料；
• 是否使用公式， 計算處理哪些數值；
• 報表中的文本。
報表的行列格式的定義與報表本身是相互獨立的。 這些格式結構可以分開維護， 並且 其他報表也可以使用這些結構。
報表編寫器和報表生成器允許用戶設計符合各自公司業務要求的報表。
7.8.3 可變的輸出媒介
7.8.3.1 報表輸出
報表既可以互動式地生成， 亦可以採用大量處理的方式。 以下輸出媒介由用戶選擇：
• 螢幕
• 印表機
• 順序檔
• 微機文件
• 使用 SAP 的圖形化業務功能的圖形格式
用戶可以生成一個或多個報表， 也可以保存報表， 留待以後評估， 保存下來的報表也 可以被別人使用。
報表可以用多種媒介生成。
7.8.4 互動式報表
7.8.4.1 使用對話方式顯示報表
當用戶為在螢幕上對報表作分析， 用戶可以互動式地更改報表的結構。 例如， 用戶可 以做以下工作：
• 更改細節和匯總的層次；
• 更改報表的列的內容；
• 切換到另一個報表；
• 通過報表的行深入到具體的憑證；
• 通過報表的選擇功能生成圖形；
• 列印部分或整個報表。
這些功能使用戶能迅速在相應的層次上獲得所需的資料。
通過分析報表資料能獲得所需要的最新的資訊。
用戶能使用什麼評估的功能？
特別用途分類帳的全面、 靈活和易於使用的報表功能為用戶的業務決策提供了有效的 控制工具。
8 財會日曆
財會日曆是計畫與監控的工具， 它為結算提供了方便。
財會日曆主要用於計畫、 評估和對與結算相關的業務作有效性檢驗。 結合 SAP 系統的 工作流程管理功能， 財會日曆允許用戶對財務會計任務作計畫， 某些這類計畫是週期性 的， 例如催款、 自動支付以及其他匯總業務。 它還能幫助用戶將這些任務分配給特定的 人， 並且按時發出通知。
所有具有相應許可權的人都可以在任何時間使用與這些需要處理的任務和處理物件相關 的資料， 雇員們可以明確地知道自己將要處理的業務， 例如， 每個雇員均確切地知道什 麼時候月度結算必須結束。
所有這些任務均能預先計畫好， 這就使每個人均瞭解這些任務。它們也可以按時間順 序指定到特定的人員。
財會日曆提供以下功能：
1. 顯示所有計劃好的任務：
• 對於將來， 作為預計或概貌
• 對於過去， 則作為檢查路徑或有效性檢查的工具
2. 對手工作業作計畫
• 定義週期性的標準任務
• 對某個所有者指定任務
• 分配指定的任務
• 顯示一個任務的狀態
財會日曆以多種模式支援業務處理：
• 說明某個任務計畫在什麼日期或期間進行；
• 說明什麼人在特定的日期或期間裏處理某個業務。
財會日曆的功能是什麼？
財會日曆是對財務會計中的週期性任務進行計畫和監控的有效的工具。

9 應收帳款會計核算
R/3 系統財務會計模組中的應收帳款保有並管理客戶的會計資料。 它也是銷售管理的 組成部分。 銷售和會計對資訊的要求相同，如： 信用程度、 支付行為等。 因此， 從交 易的開始時 (報價、 訂貨)起， 就應限制風險。 如果客戶的訂貨導致發貨， 並開出發票， 那麼這些交易就自動地在會計系統中記帳。 這個過程的不同階段都會在包括流動計畫變 更在內的現金管理及預測中即時地更新。 為避免外幣兌換中的損失， 外幣兌換業務被歸 屬到外幣兌換管理中。
與其基本的固定資產及資產負債表科目一起， 這個會計科目表就形成中央記帳系統中 總分類帳及各相應客戶科目之間的聯繫。 “自動記帳原理”的使用意味著， 每一項業務 往來都同時地記帳到客戶科目中。 這是通過指定的資產負債表科目， 作為總分類帳的 一個行項目， 在總計的層次上完成的。 這種密切協調的更新是自動完成的， 它保證了總 分類帳科目和明細分類帳科目在指定的任何時刻都相互一致。
用戶可以使用科目分析、 預警報表、 到期日清單和一個靈活的催款系 統來追蹤未清項 目。 與之相聯繫的信函可為每個公司分別建立。 這對付款通知、 餘額確認、 對帳單或利 息計算也同樣有效。 進帳通過各種對用戶友好的功能由人工計入相應借項中。 這也可以 用 EDI 或電子對帳單來 進行電子化操作。 借項憑單程式和支付則用支付程式來實現自動 化。
餘額清單、 日記帳、 餘額審計線索或若干相應標準報表均可得到， 以便在應收科目會 計中將交易製成憑證。 為了進行關鍵日期分析， 要：
• 重新估價外幣專案
• 驗明有貸方餘額的客戶
• 按剩餘有效期將最終餘額分類
應收帳款會計核算不僅僅是正常會計方法的一個基本要素。 它還通過它與銷售部分的 緊密聯繫為有效的信貸管理提供資料。 並通過它與現金管理及預測的聯繫為流動規劃的 最佳化提供資訊。
9.1客戶主記錄
9.1.1主記錄的重要性
客戶主記錄包含了公司與客戶的業務關係中所需的一切資訊。 這些資料控制著記帳過 程以及後續的處理， 如支付和催款等。 客戶主記錄也為 會計及銷售部分提供有關客戶的 資訊。 客戶資料的記錄是集中地儲存於系統中。 這就是說， 這一資料記錄總是一致的， 最新的， 而且沒有多餘的內容。
客戶主記錄有以下特點：
• 它在任何時刻都能提供一個客戶的全部資料的概況
• 它允許靈活地獲取這些資料
• 它形成一個控制自動催帳及自動支付交易的資料庫
客戶主記錄的安排也為某些特殊要求留有餘地。
9.1.1.1一次性交易
一次性帳戶允許對一次性客戶或交易不頻繁的客戶進行有效管理並節約空間。 一次性 帳戶僅包含最核心的控制資訊， 如統馭科目。 這種帳戶並無客戶的專有資訊如位址或銀 行資料等。 客戶的姓名、 位址、 電話號 碼、 及銀行細節等則是在發票收到時提供的。 用這種方法， 一個一次性 客戶主記錄就可用于多個客戶。 支付或催款過程中所需的客戶 專有資訊 從發票獲得。
9.1.1.2總部及分支機搆科目
在某些行業中由公司的代理部門完成的共同任務也可通過客戶主記錄表現出來。 如， 分支機搆在當地發出採購定單而由總部為發票付款。 通過將分支機搆科目和總部為發票 付款， 就可為供應分支機搆的貨物開出發票。 同時， 銷售數字則記帳到總部科目。 但 是， 有關分支機搆的資訊仍保留在憑證上。 因而催款通知可送至分支機搆和總部。
9.1.1.3代理付款人
一位元代理付款人的帳號也可以輸入客戶主記錄中。 借項憑單及銀行轉帳的還款由不同 付款人的銀行資料決定。
9.1.1.4代理的催款書收件人
如果催款通知不准送交應收款已到期的客戶， 那麼就能指出另一位催款書收件人。
9.1.1.5分支公司
如果發票是發給一個分支公司， 那麼這一點就必須在集團公司的合併中有所反映。 集 團公司範圍內的業務往來所達成的所有銷售必須抵銷。 這樣做時， 集團公司的統一公司 代碼必須輸入到主記錄中。 統一公司代碼在記帳時轉移到憑證中。
客戶主記錄構成處理同客戶間業務關係的靈活資料庫。 它也為特殊要求提供空間 (一次 性交易 )。
9.1.2結構
主記錄的三部分式結構能靈活地描繪出一項作業中的不同組織結構：
• 一般性數據：
這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷售部門都同樣有關的資料
• 公司代碼的資料
這是反映公司專有的， 與客戶間協定的資料。
• 銷售資料：
這是有關公司各銷售部門和銷售管道的不同特性的資料。
一般性資料包括位址、 電信資料 (電話、 電傳、 傳真 )、 有關客戶的一般資料 (工廠 數、 行業、 集團歸屬 )以及銀行詳情。
公司代碼資料包括支付條款和日期：
• 用於自動支付交易 (銀行托收 )的，
• 用於信函的 (帳號及客戶所有地負責人 )
• 用於自動催款過程的
此外， 總分類帳會計的統馭科目是在公司的層次上指明的。 這個總分類帳科目的交易 數位于記帳時在客戶科目中自動更新。
有關定單處理、 裝運、 及發票等資料可在銷售專用的資料中找到。 這一點在關於銷售 與分銷模組的相應 SAP 手冊 (R/3的銷售和分銷) 中有詳盡得多的說明。
系統提供專門的選項來控制主資料的可靠度， 使之與設置系統時公司的觀念一致。 諸 如一個新客戶是應該將整個公司包括進去還是只將其一 個分支部門包括進去的這類戰略 性決策是集中地作出的。 因此， 所有資料區都能集中地輸入和更新。 會計和銷售既可以 一起保存一般性資料， 也可以將資料分別地保存在它們相應的區域中。
客戶主記錄的結構能支援一致地、 無冗餘地使用會計及銷售資料。
9.1.3編輯主記錄
編輯客戶主記錄時分別有各種功能供使用， 以便創建、 更改和顯示。 這些功能的授權 是根據員工的責任範圍來批准的。 每一個新的主記錄都必須分配給一個科目組。 這樣就 能夠按下列準則來將客戶加以分類：
• 編號指定的類型
每一個主記錄都有一個唯一的編號， 這個編號可以是由系統指定 (內部指定 )， 也可 以是由用戶指定 (外部指定 )。 特別是當編號是承接自一個前端系統時， 外部編號指 定就更合適。 系統保證每一個帳號只被賦與一次。
• 帳號範圍 (編號區間 )：
編號區間是客戶定義的。 供應商和客戶可以定義成同一編號， 或者也可以定義一種 層級結構。
• 用戶介面的安排 (螢幕圖像 )
對於每一個客戶組， 用戶可以指定哪些資料是強制性的， 哪些資料是可選的。 不需 要的資料可以從介面上消隱掉。 用這種方式， 就只要求有公司需用於處理業務的那 些資料。
9.1.3.1輸入資料
為保持資料無冗餘， 系統提供了範圍盡可能廣泛的支援。 例如， 用戶可以使用一些 方便的尋查功能來創建一個現有帳戶的概況。 一種自動重複檢查功能可保證主記錄對於 銷售和會計只創建一次。
當輸入新的主記錄時， 一種拷貝功能可提供支援。 一個主記錄中的數 據可以包括進一 個新的主記錄之中。 此外， 一組客戶主記錄可以從一個公司代碼拷貝入另一公司代碼。
9.1.3.2更改資料
用戶可以指定哪些欄位可被更改。 例如， 授權可以用來防止統馭科目被修改。 用戶隨 時都可進入用戶想更改的那些指定區域， 如， 只是支付資料系統將所作的全部更改加以 記錄， 從而在任何時刻都可得到一 份更新後的概況。
9.1.3.3顯示資料
用戶可選擇用戶感興趣的區域加以顯示。 用戶可以從當前的主記錄顯示中調用另一個 主記錄來顯示或加以更改， 也可以從顯示中進入更改功能。

可設置的、 易於使用的用戶介面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記 錄。

什麼是客戶資料記錄功能？
客戶資料記錄及其資料 (到達總分類帳的路徑關於業務夥伴的資料) 構成應收帳款會計 核算的基礎。 它也是SAP系統中銷售功能和會計功能之間的聯繫。 通過其特有的性質， 它提供專門的會計關聯。

9.2科目有關會計業務
9.2.1發票及貸項憑證
集成地使用 SAP 的銷售及財務會計系統， 開票系統就能準備好發票並將它記帳。 來自 另一個 R/3 開票系統的發票也可以通過介面轉至會計， 然後這些發票就被記帳。 只有不 是在 R/3 系統中創建的發票才必須人工記錄。
9.2.1.1憑證的格式
一個憑證由憑證抬頭和若干行項目構成。 抬頭包含了適用於整個憑證的資料， 包括憑 證日期、 號碼、 以及類型。 行項目包含付款條款、 科目的歸屬、 以及金額。 某些行項 目， 如銷售稅， 是由系統自動生成的。 這些行專案補充人工生成的專案使憑證完整。 在 憑證記帳之前， 用戶可以調用並更改這些行項目中的任何一個。
除上述會計憑證之外， 系統還特備了幾種專門的憑證， 如週期性條目、 樣本憑證等。
9.2.1.2週期性條目
對於以金額相同為特徵的正常週期性交易， 用戶可以生成週期性條目。 這方面的一個 例子就是按月分期付款客戶所付的應收款。 這些條目在它們生成的時候並不影響會計。 反之， 它們只是在執行時記帳到會計系統中。 所謂的“週期性條目原始憑證”包含為會 計憑證記帳的資料， 如金額與帳號等。 它也包含控制資訊， 如執行的起止日期和最後期 限資料等。
9.2.1.3樣本憑證
如果有關時間及金額的資料是記帳時的唯一不同之處， 那麼就可以使用樣本憑證技 術。 如果把樣本憑證用作一個模型， 則只需要很小的調整 (如在記帳日期或金額等處)。 如果用樣本憑證， 一個已有會計憑證也可用作模型。
9.2.1.4輸入工具
系統提供若干支援功能以便輸入發票和貸項憑證。 它們包括：
• 設定缺省值
• 簡單發票及貸項憑證的快捷條目
• 從以前的作業中摘出日期
• 多重交易中用戶定義的資料保留
• 編輯選項的調整
• 用於帳戶、 成本中心、 等等的靈活查尋機制
如果無法完成一個憑證的輸入， 則輸入過程可在任何一處終止並保存起來。 那麼憑證 可以在以後完成並記帳。 輸入的資料立即被檢查， 並且在查出差錯時提供修正。 只有當 憑證是完整的而且沒有差錯， 它才可以被記帳 (並從而更新交易數位 )。 完整的意思是：
• 借方/貸方餘額為零
• 已填入最低限度的科目， 包括憑證日期、 記帳日期、 憑證類型、 記帳關鍵字、 帳 號、 以及金額等
• 系統設定時定義的所有要求的欄位均已填滿
對於貸項憑證和轉帳， 可以用帳面交易， 此時支援功能可以類似地使用。
9.2.1.5貨幣
所有憑證都能以任何貨幣輸入。 每個公司都賦於一種本位幣。 可以指 定多達兩種的其 它貨幣。 這種“平行貨幣”同本位幣一樣地被處理和更新。 系統儲存從憑證中找到的， 以本位幣計和以憑證貨幣計的金額。 一 個包含逐日精確貨幣匯率的匯率表用來在本位幣 與憑證貨幣之間換算。 當然， 匯率也可以在記帳時直接指明。 用戶可控制在製作憑證時 是否本位幣和憑證貨幣這二者 (或只是憑證貨幣一種 )可以打開以便輸入。 無論是用哪一 種方式， 兩種貨幣的金額在憑證顯示上都是可見的。 憑證必須 以本位幣計的和以憑證貨 幣計的餘額均為零時方可記帳。 由於換算而會 在許多行中產生的一個小的舍入差值會自 動地被考慮到。 客戶區中的交易數位只以本位幣計。 “來自貨物及服務的應收帳款” 統 馭科目則以本位幣和以所有的記帳外幣計。
輸入發票和貸項憑證時有範圍廣泛的附加功能支持用戶。 為自動接受發票提供技術。
9.2.2支付
9.2.2.1收款
收款處理由下列兩項操作組成：
• 將支付記帳
• 用客戶科目中的支付行專案結算未清的發票行項目
這兩個步驟可用紙面支付人工完成， 紙面支付有：
• 支票
• 轉帳
• 匯票
如果關於待結算發票的資料不充分， 則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。 任何 憑證專有的資訊均可用作查尋字。 用戶可以搜集所需的資料。
對於擴展的銀行功能和金庫功能， 快速輸入技術顯著地減少了人工處理。 這包括：
• 人工對帳單
• 人工支票存入清單
這些也可以自動進行：
• 電子對帳單
• 鎖箱 (美國)
• 用支票掃描器的支票存入業務
• POR程式 (瑞士 )
如果已就借項憑單程式同客戶達成了協定， 那麼全部發票均可使用支付程式按其到期 日彙集起來。 類似地， 退款給客戶也可自動執行 (通過支票或轉發票 )。 在“應付帳款會 計核算”一章中有對支付程式的詳細說明。
9.2.2.2支付的人工收據
人工收據支付時， 將待結算的發票/貸項憑證的憑證號碼標示在已有的轉帳條中， 或者 標示在相應的支付通知單中。 因此下列資料必須輸入：
• 銀行科目號碼
• 支付金額
• 任何銀行手續費
• 待結算憑證的憑證號碼
如果所標示的發票的合計 (經過扣除任何現金折扣之後) 同輸入的支付金額相符， 則憑 證被記帳， 而支付就用發票結清。 結清的項目現在包含了進帳憑證的號碼以及清帳的日 期。
如果關於待結算發票的資料不充分， 則可用查尋條件來找出客戶的已付款專案。 任何 憑證專有的資訊均可用作查尋字。 用戶可以搜集所需的資料。
以下是一些例子：
• 參考號
• 記帳日期
• 發票餘額
在尋查中用戶可以指定區間或單個數值。 用戶也可以從結果清單中移走專案， 或者通 過一次新的尋查加入附加的專案。 未清專案的清單可以按各種條件來分類。 用戶可以在 清單中查尋單個的憑證或憑證組， 以辨識出必須結算的那些行專案。 結果清單可以按任 何準則來編制。 對於一個行專案用戶可顯示全部資料或者顯示整個憑證。
一旦待支付的所有項目都已找到， 它們就可以被記帳。 較小的差值自動地加到已付的 現金折扣中， 或者轉到一個分立的帳戶。 系統能接受的 差值最大金額決定于客戶允差和 用戶規定的允差。
9.2.2.3不能完整結清的憑證
如果未支付金額不能完整地歸類， 或者找不到分攤通知， 那麼在同一操作中對一次帳 面收付記帳。 如果一張發票將只部分地被支付， 則該發票將被結算。 一個金額為未清應 收款的新項目被生成。 另一種選擇是， 部分支付已被記帳之後， 在發票上保留一個仍須 付款的內部參考資訊。
這些項目也可以自動地被選擇 (不用輸入查尋條件 )。 系統確定那些最接近支付金額的 行項目， 或者用另一種辦法， 按項目的到期日將金額加以分配。
銀行收取的費用以現金收據的金額輸入。 系統會為收取的費用自動生成一個分開的憑 證行項目。 人工支付可以用任何一種貨幣進行。 任何匯率的差異都自動記帳。 支付結算 也可以包含定金， 並把供應商行項目考慮進去。 多重客戶科目可同時結清。 結清多重公 司代碼也是可能的。 為每一個公司代碼都生成一個單獨的清帳憑證。
9.2.2.4支付通知單
使用支付通知單， 就允許在結清支付時自動尋查未清專案並自動賦值。 支付通知單在 SAP系統中是以幾種不同的方式生成的：
• 已經以書面形式存在的支付通知單可用人工輸入
• 在處理對帳單、 支票存入業務、 或鎖箱資料等時均會自動生成一個支付通知單。 如果由於有差值而不可能直接結清未清項目， 它就保存詳細資料。
• 作為接受支付的一部分由人工處理未清專案的時候， 專案的當前處理狀態可用付款 通知單的形式加以表明。
• 付款通知單可以用 EDI (電子資料交換介面 )轉入SAP系統
不同於選取資料然後處理未清專案， 只需要指出付款通知單的號碼。 如果付款通知 單和未清項目之間存在差異， 系統就自動生成剩餘專案和帳面付款。 如果差異將由人工 分配或者作為合計記帳， 那麼這些都可以取消。
9.2.2.5快捷輸入技術
“人工支票存入”和“人工對帳票”功能使進帳的處理容易得多。 不同於範圍廣泛的 記帳記錄， 現在必須輸入的只是收到的支票 (支票、 支 票號碼、 金額 )。 支付被記帳到 銀行和客戶科目並將支付結算， 這些都是自動進行的。
9.2.2.6電子銀行業務
SAP R/3 系統提供一種自動處理進帳的選擇。 這裏不需要輸入資料或者將進帳賦入未 清專案並結算它們。 自動處理過程提供了更高的效率。 它消除了人工輸入和將收款指定 到客戶未清專案的必要。 只有當產生了支付差值和提供了不完全支付資訊的時候才需要 進行審查。
9.2.2.7POR程式
由銀行或郵局提供的， 按瑞士 POR 程式編制的資料可以方便地轉至財務會計並在那 裏記帳。
9.2.2.8鎖箱
在美國通過鎖箱產生的支付業務在 R/3 財務會計模組中也作了描述。 支付被自動記帳 而未清專案則被結算。
9.2.2.9電子支票存入業務
類似地， 由支票掃描器之類的外部資料登錄系統所提供的資料也自動地被記帳到財務 會計中。
9.2.2.10電子對帳單
電子對帳單提供了一種選擇， 以自動地描述系統中貨幣的流動。 系統讀取對帳單， 獲 取資料來將支付從“給受款人的票據”欄位中結清。 從那裏系統讀取憑證號碼 (例如， 通 過此憑證號碼進帳被賦入未清專案並被結算)。 但是， 用作結清資訊的依據不能是憑證號 碼。 它可以是一個保險號碼 (按保險政策 )或任何一種其他判據。 如果用戶有特殊需要， 用戶可通過用戶出口加入用戶自己的編碼而不會改變標準系統。
對於總部在美國而子公司在英國和法國的公司， 通過在各國的科目來處理支付業務， 並且讀取和投寄英國的和法國的對帳單。 除了BACS (英 國)和ETEBAC (法國 )之外， 還 提供了大量其他的國際格式：
• SWIFFMT940
• MultiCash
• CODA (比利時 )
• CSB43 (西班牙 )
• FIDES (瑞士 )
• ZENGINKYO (日本 )
還有幾種格式用於：
• 捷克共和國
• 瑞典
設置系統結構的方式使新格式可以容易地結合進去。
R/3 財務會計模組支援收款的自動化處理和結清。 個別的需求可以在不必改變標準系 統的情況下得到滿足。 自動投寄電子對帳單極大地減少了人工輸入的工作量。
9.2.3特殊操作
有些業務往來應記帳入客戶， 但是在總分類帳中來自貨物和服務的應 收款行項目內並 不更新。 這種情況的一個例子就是定金。 這些可在資產負債表上分別辨識出來。 使用專 門的總分類帳標記， 就能告訴系統， 記帳不應在客戶主記錄的統馭科目內執行。 作為替 代， 這將在一個為此目的而專門設置的總分類帳科目中完成。
9.2.3.1定金
如果客戶預付定金， 那麼一項定金請求就將作為統計記帳輸入到系統中。 它會在專案 顯示中表現出來， 但並不導致改變客戶分類帳或總分類 帳中的交易數位。 但是， 這項定 金請求會被催款。 利用支付程式， 會由銀行托收生成一次定金記帳。 在為定金請求記帳 時， 系統將行專案賦入一個專門的總分類帳科目。 任何時候用戶都可以生成預付定金。
當為定金記帳時， 在客戶科目中可以選擇顯示總值或淨值。 淨值表示定金科目表現的 是定金減去稅款。 而顯示總值是， 稅款包括在定金科目的行項目中。 在稅款結清科目中 生成一個附加行， 作為一個清帳條目。 在每一種情況下， 都保證資產負債表中的顯示是 正確的。 在為最終結算記帳時， 會出現一個關於已有定金的票據。 它們就可以全部或部 分地轉 帳。 但是， 按發票結清就只有在收到付款後才能進行。
集成使用 SAP 的成本會計和財務會計， 定金可以賦給項目、 定單、 或成本中心等帳 戶。
9.2.3.2匯票
匯票在系統中也是作為專門的總分類帳業務來處理的。 這些業務自動保留在與其他業 務分開的明細分類帳中。 它們被記帳到總分類帳中的一個專門的總分類帳科目。 這就保 證了在任何時刻都可以生成一個應收及應付匯票的概況。 顯示資產負債表時轉帳記帳並 不需要。
用匯票為發票付款時， 原始的應收帳款被結清。 這個過程相當於正常的收款過程。 但 是， 並不向銀行科目記帳。 作為替代辦法。 當客戶生成一個應收匯票。 這個應收帳款發 票將一直保留在那裏， 直到該匯票被賣出 (被取消 )或付款。
使用遞交清單則付款可自動進行。 另一種功能使用戶能夠通過為匯票的到期日輸入一 個關鍵日期， 就能開出各種應收匯票。 匯票清單也可以由系統中生成。
每個公司代碼中， 貼現百分率、 托收手續費、 及匯票稅款指標均設定缺省值。 手續費 應記帳到分開的科目中。 為匯票向客戶收取的金額也是自動生成的。
統計記帳、 再籌資金票據及付款擔保也能用專門的總分類帳指標來處理。 有各種功能 可供使用， 使系統操作安全而容易。
除此之外， 用戶還可以在系統中設定用戶自己的專用總分類帳業務。

R/3 財務會計模組允許靈活地記帳、 檢查、 及管理特殊交易。 特殊交易也可在總分類 帳中更新。

業務往來在應收帳款會計核算中是如何描述的呢？
業務往來在財務會計中是自動描述。 業務往來的輸入是自動化的。 使用 SAP 的多種工 具， 它可以高效率地和安全地完成。
9.3憑證和科目的處理
9.3.1憑證和科目的顯示
當業務往來被記帳到一個科目， 系統就自動更新科目餘額。 系統也記下憑證中的哪些 項目已被記帳到這個科目中。 因此， 任何科目的科目餘額和各行專案均可以檢查。
9.3.1.1科目餘額
科目餘額提供一個按期間、 分成借方或貸方的交易數位概況。 與此類似， 每個期間的 營業額和特殊的總分類帳業務如定金及該會計年度的應付匯票等均可一目了然。 這裏， 用戶就可以直接進入專案的顯示。
9.3.1.2行專案顯示
行專案顯示提供一個科目的未清和已結清項目的概況。 用戶可以指定各個專案的哪些 資料出現在螢幕上。 例如， 一位用戶可能對支付條款有興趣。 而另一位可能對行專案的 催帳資料更感興趣。
但是， 即使用已經準備好的專案清單， 檢查仍可動態地改變。
在行專案顯示中使用範圍廣泛的合計和選擇功能。 例如， 可對每一種憑證類型計算合 計值， 以分別顯示每種憑證類型的行項目。 也可使用尋查和合計功能， 使從頭開始顯示 所有的專案不再必要。
對以下區域可用行專案顯示功能：
• 公司代碼中的科目
• 公司代碼組中的科目組
例如， 可以顯示表現在不同客戶主記錄中的一個合併組。
任何時候用戶都可以從行專案清單轉入憑證顯示。
如果需要顯示一個單一的， 憑證則必須指明憑證號碼和公司代碼。 換一種方法， 則 可用尋查功能， 它使用戶能用記帳日期或者憑證類型來找到一個憑證。 對於含有跨公司 代碼記帳的交易， 會顯示有關憑證的一個清單。 於是用戶就選擇顯示單個憑證的各個行 專案， 或者顯示與交易有關的全部行專案。
用於科目分析的其他選項包括：
• 欠款天數 (按過期的天數 )
• 淨值/現金折扣概況
• 顯示支付行為
• 顯示信貸限額 (關於這方面的更多資料可在本章稍後的 “信貸管 理” 中找到 )
單科目顯示使用戶能快速、 高效地找到全部所需的憑證。
9.3.2憑證更改
為了更改已記帳的憑證可用不同的功能。 更改時用戶可以：
• 調出單個憑證
• 對於包含跨公司代碼記帳的交易， 編輯各個憑證
• 請求一份某供應商全部憑證的清單， 並更改指定的憑證
• 請求一份某供應商全部憑證的清單， 對某些欄位實行總更改 (例如， 免除支付 )
這些功能就同交易的顯示一樣易於使用。
已導致資料更新的那些欄位不能再更改， 它們包括：
• 憑證號碼
• 記帳代碼
• 記帳日期
• 金額
• 稅務資訊
有許多欄位， 其更改的能力取決於某些在會計之外安裝的 R/3 系統模組。 因此， 如果 資料是在成本會計中更新， 則成本中心就不再能更改。 最後， 與憑證狀態有關的其他規 則。 自然， 一旦項目已結清， 支付條款就不再能更改。
除了這些固定的規則， 用戶還可以對所有欄位規定， 一個欄位能否， 以及在什麼條件 下能允許更改。 例如， 用戶可規定， 只有當憑證的記帳期間仍然開放， 可以記帳時， 某些附加的科目指定才能更改。 如果該月份對於會計目的已經關閉， 而資料又已送到別 的系統中去審定， 那麼更改這個資料就是被禁止的。 這是用系統設置來設定的。
更改憑證的功能相當於顯示憑證及科目的功能。 全部尋查和分類選項都有。 有了適當 的授權， 用戶就可以動態的從顯示功能轉入更改功能， 而並不失去剛才選擇的視窗。
憑證可按用戶的需要快速而容易地調整， 同時確保精確的記帳記錄。
FI系統怎樣支援編輯一個科目指定的項目？
FI系統通過大量的顯示、 尋查、 及調整選項來支援用戶。 用戶可以設定並使用這些功 能。
9.4催款通知
經常有客戶不能及時履行他們的義務而造成欠款。 此時就應發出催款通知提醒他們有 未清的債務。
催款由催款程式自動處理。 該程式決定：
• 將被催款的科目和專案
• 該科目的催款等級
• 基於催款等級的催款通知
催款通知被列印出來， 所決定的催款資料按專案和科目分類。
9.4.1催款程式的功能
催款程式提供以下功能：
• 可定義任意多種催款程式。 催款程式控制催款過程。
• 對每一種催款程式可建立多重催款等級。 催款等級以未清專案的欠款天數為基礎 決定。 它也可與催款的金額或百分比有關 (由與營業額相關的催款等級確定 )。 此 外， 可以在科目水準上規定， 只有當達到某一金額或百分比時才達到起始催款等 級。
• 催款可按催款區域分別實行。 催款區域是在一個公司代碼之內處理 催款的企業實 體。 催款區域可以相當於一個利潤中心或銷售企業。 當為一個未清項目記帳時用 戶就選擇一個催款區域。 用這種方式， 各專案可以按催款區域在以後分別催款。
• 催款文本根據催款等級來選擇。 文本可用不同語言寫成。 在每一種情況下， 文本 均使用相應業務夥伴的主記錄中所指明的語言。
• 催款程式可用來催客戶， 也可用來催供應商。 如果供應商由於貸項票據而有了負 債餘額， 這就能適用了。 如果客戶也是一個供應商， 那麼用戶就可以將這個科目 的總餘額作為催款的決定因素子。
• 催款的利息和手續費可以有選擇地適用， 到期項目的支付截止日期 可以列印在催 款信中。
• 催款信中的專案和合計應統一用憑證貨幣和/或本位幣。
• 在有總部/分支機搆關係的地方， 催款通知一般是送達總部。 也可以有當地催款。
9.4.2催款過程
催款過程分為三步：
• 生成催款建議
• 編輯催款建議
• 列印催款信
9.4.2.1生成催款建議
為了啟動自動催款， 用戶要為到期日檢查決定一個關鍵日期， 並決定哪些科目應被檢 查。 催款程式就檢查指定科目中未清專案的到期日。
該程式然後就生成一個它建議催款的科目和未清專案的清單 (催款建議清單 )。
9.4.2.2編輯催款建議
用戶要以編輯催款建議清單。 專案和科目的催款等級可以更改。 項目 (科目) 可以按催 款而豁免或凍結。 所有更改都有記錄， 所以催款過程的結果始終是透明的。
催款建議可以根據需要頻繁地生成。 能做到這一點是因為催款資料只有在催款信被打 印時才在項目和科目中被更新。
9.4.2.3列印催款信
如果催款建議已被接受， 則可以列印出催款通知信。 SAP 系統已經備有樣本格式， 用 戶可以對它進行修改。 樣本格式可以拷貝下來， 用戶只需插入位址之類的有關變數。 但 是， 用戶也可以使用 SAP script (SAP 文 字處理程式) 來指定催款信的佈局和文本。
9.4.2.4其他的催款功能
用戶可以指定：
• 用戶是否將使用全集團公司統一的格式
• 用戶是否將只使用特定文本部分中的公司代碼專有資料
• 個別公司代碼是否使用它們自己的格式
除了作為批次處理功能的催款之外， 系統也準備了向單個科目的催款。 在這種情況下， 應該指明單個催款的文本 (它與標準文本不同 )。
同編輯記錄一起， 還生成以下記錄：
• 已凍結專案和科目的清單
• 具有特殊催款標誌的專案的清單
• 催款統計
9.4.2.5財務日曆
使用財務日曆， 則催款過程之類的週期性重複工作就可以預先安排並分配給適當的員 工， 以便及時處理。 應在適當時間通知員工。
用這樣的方式， 則授權的員工在任何時候都可以生成催款過程的現狀報告。
用戶可以按用戶的需要構建催款通知的生成方式。
財務會計系統中催款如何進行？
用戶可以設置催款過程以適應用戶的需要， 用戶可以介入自動過程以構建滿足用戶的 要求的催款建議清單。
9.5信函
同催款通知一道， 其他類型的信函也由系統生成。 這包括以下寄給客戶的標準報告：
• 支付通知
• 信件形式的對帳單和未清專案清單
• 一般信件
• 餘額確認書
• 憑證摘要
• 匯票現費結算單
• 利息計算
處理科目和憑證時用戶可以提出信函申請。 信函可以在某個環節自動生成， 或者由人 工啟動。 書面通知應使用業務夥伴的語言來生成。
9.5.1支付通知
系統自動生成支付通知， 告訴業務夥伴哪些未清專案已收到他們的支付。 如果結清時 出現差值， 若要求業務夥伴澄清或為之付款。 如果已經支付而尚未進入未清專案， 則要 求業務夥伴說明該項支付。 用戶可以生成一個回信允許在科目中的支付指定未清項目。 對於其他在清帳過程中本應記帳而尚未指定的貸方憑證， 用戶也可以做同樣的事。 客戶 的未清專案在這個通知中列成清單。 客戶們可以辨識出應付款的未清項目並提供進一步 的陳述。
9.5.1.1對帳單和未清專案清單
用戶對帳單用於對帳， 並為業務夥伴提供資訊。 它提供以下資訊：
• 結轉的餘額
• 所選期間的全部專案
• 科目的期末餘額
未清專案清單是對帳單的特殊形式。 它是為對帳或提供資訊目的而寄給業務夥伴的。 有時候， 這個清單也用作催款單。 直到要求的到期日之前的未清專案都可從這個清單中 看出。
兩種類型的通知包含憑證號碼或另外的參考。 資訊它們包括：
• 憑證號碼
• 憑證日期
• 憑證類型
• 貨幣
• 每個項目的金額
• 在關鍵日期未清專案的餘額
如果選用， 對帳單也可以包括結清的憑證號碼。 如果分支機搆被包括在致總部的通知 中， 則它們的地址在通知末尾列成清單。
通知的佈局是通過一個格式來指定的。 通知可以包括在到期日每個專案欠款的天數， 或者其他資訊， 決定於所用的格式。
9.5.1.2一般信件
提出信函請求時， 用個別就信件能輸入個別的文本。 文本是分別保存的。 系統自動決 定屬於客戶的資訊， 如位址， 個別信件就同個別文本一樣列印。
對於標準信件， 指定的文本已經存在， 可以為帳戶正在被處理的客戶 調出這個標準信 件。 系統自動決定位址等屬於客戶的資料。 例如， 若公司會計部門中有人事上的變動， 用戶就可以發一封標準信件給客戶。
9.5.1.3餘額確認書
餘額確認書很需要選擇的可變性， 例如， 應首先決定那些餘額最多的客戶。 其次， 這為這些客戶生成餘額確認書。 然後可以 (用剩餘的科目) 用選擇和隨機選擇決定出數量 有代表性的一批科目， 為他們生成餘額確認書。
9.5.1.4憑證摘要
用憑證摘要， 用戶可以以一種有目的性的方式告知你的客戶某一特別的行專案 (例如 貸項憑證)。 系統會記錄下哪些憑證行專案曾被選擇。
9.5.1.5匯票手續費結算單
如果客戶已用匯票支付了發票， 則生成一個匯票手續費結算單。 同時自動生成信函， 告知客戶被收取了哪些費用。 將發給客戶或供應商的所有信件的格式都儲存在文字處理 程式中。 相應主記錄中語言代碼控制格式用何種語言列印。
9.5.1.6利息計算
也可生成前有關利息資料的信函。 該資料涉及：
• 行項目利息計算：
向尚未支付和已經超期的行專案。 或者淨支付在到期日後才付完的項目， 收取 利息。
• 科目利息計算：
利息由科目餘額中收取。 例如可以用這種方法計算雇主借款科目的利息。
在這兩種情況下， 都生成有結算資訊的附信， 系統配備有為此目的的信件， 用戶可以 對它進行修改。
9.5.1.7內部憑證
內部憑證使用戶能夠生成具有全部已輸入系統的欄位的完整憑證。 如果沒有原始憑證 的話， 這種內部憑證就用作內部使用的憑證。 它們也可用作打算在公司流通的憑證。
匯票清單保存所有的未清匯票。 作為一種補充， 有要求時也可顯示已清匯票。
財務會計系統產生何種客戶專用的信函？
記帳業務中的全部重要資訊都可以書面記錄並以通知的形式發出。
9.6報表
R/3 財務會計模組提供大量關於客戶的標準報表， 這些報表可以列印出來， 或者直接 在螢幕上顯示。
原則上， 報表系統是這樣的設定： 所有報表都可以並行地運行。 列印時， 用戶可以選 擇先將此資訊存儲在一個暫存檔中。 此後， 用戶可以決定該資料是否要， 以及在何處 進行物理輸出。
9.6.1主記錄清單
可得到主記錄資料的標準報表， 並有許多選擇條件。 選擇條件包括按 郵遞區號的報表 或按統馭科目的報表， 由用戶指定將找印到清單中的欄位數。 例如， 可以生成只有客戶 位址資訊的清單。 另一個清單可以也包括銀行， 資訊。 用戶也可以得到一個有客戶主記 錄的全部欄位的清單， 當報表被調用時， 將清單分類也是一個選項。
9.6.2客戶分析
可以得到憑證客戶專案的報表。 例如， 對於任何到期日都可以制出一 個未清項目的清 單 (在這些專案仍可在系統中獲得的條件下 )。 有些報表中未清專案已被分類， 這裏用戶 可以指定分類的區間。
9.6.3科目
經常， 由於存儲容量方面的考慮， 項目在清帳之後就不能再留在系統中。 為了在年末 為科目全部專案出文檔， 而又不必去查找全部的檔案， 各專案都是保存在另一個與憑證 分開的檔中， 只有客戶行專案中的資訊可以在這裏找到。 此外， 這個檔是這樣分類 的： 已清專案出現在每一科目的開始。 清帳業務按清帳日期和已結清憑證號碼來分類。 這可使前後關係清晰。 在關健日期仍未清帳的專案則列在每一科目的未尾。 為第一個科 目和統馭科目輸出對帳合計， 使之能夠同會計系統的其他部分相協調。
財務會計系統的報表功能如何設定？
可以得到多種有關客戶資料的標準報表。 它們支援對客戶帳戶的處理和管理。 這些報 表也可以被列印出來。
9.7客戶信貸管理
客戶信貸管理提供了一種選擇， 根據對客戶信用程度的評估， 決定是否接受訂貨。 這 是通過信貸限額來實行的。 這個限額在財務會計和已記帳銷售中檢查， 如果超過了這個 限額， 系統就發出一個警告或一個差錯資訊， 這決定於系統的設置， 憑證可以被記帳。 其他的操作可以繼續。 一個例子就是對主記錄中一個客戶或一個集團的查驗。 信貸限額 可定為不同的等級， 信貸限額利用“信用控制區域”來分配和監測。 一個信用控制區域 由一個或多個公司代碼組成。 如果已經設置了一個信用控制區域， 而且已為一個客戶規 定了預值， 那麼在設置客戶主記錄時信貸資料就被自動設置。
9.7.1分配信貸限額
可以對特定客戶或 若干客戶分配一個信貸限額。 為了將客戶按業務風 險分類並啟動相 應的檢查， 用戶可以為客戶設定風險等級。 風險等級規定了在訂貨過程中要進行哪些檢 查。 此外， 客戶可以按行業、 國別合併成組。
9.7.2監控信貸限額
對信用控制區中的每一個客戶， 系統計算並顯示以下資料：
• 來自銷售的應收款， 如果它們未被驗明是有爭議的
• 來自特殊的總分類帳交易的應收款， 如果它們被驗明與信貸限額有關， (例如定金)
• 定單價值， 由未清單、 未清發貨、 和未清發票組成
• 總負債 (其他的總和 )
所顯示的總負債當發票被記帳時自動增加而當收到付款時就減少。 如 果總負債超過了 信用控制區中客戶的信貸限額， 系統就提供一個警告。 但是， 仍然可以輸入發票。 信貸 限額被超過的日期由系統記錄。
信貸限額以控制區域單獨信貸限額貨幣維護。 該貨幣與本位幣無關。 系統將金額加以 換算以更新信貸限額。 這並不影響交易額更新與記帳。
核心資料可以用任何一種貨幣產生， 與控制區域貨幣無關。
9.7.3顯示及分析功能
系統用各種功能來支援信貸限額的監測。 在任何時候用戶都可瞭解當前的概況。 用戶 可以顯示關於一個客戶的下列資料：
• 主記錄中的變動
• 最陳舊的到期項目
• 客戶的定單價值， 分為未清單、 未清發貨和未清發票
• 最後一次支付
• 行項目
• 催款和支付數據
如果一個會計注意到了臨界資料， 引起關注此事的一個內部備忘錄。 該會計就可發出 或開始檢查客戶或一批發貨。
為了使反應迅速靈活， 系統提供了多種分析選擇。 客戶可以按營業額和支付行為來分 析。 用戶可以從信貸管理移入財務資訊系統。 可以進行到期日分析、 對支付行為的進一 步評價、 或者DSO指標 (日銷售未清指標 )的計算。 這種評估的結構或分別指定。 資料可 以隨意壓縮或擴展 (從未清專案顯示到客戶的信貸管理資料 )。 評估也可以用圖形來準備 和描述。
為了資料或文檔的目的， 可以從行專案顯示、 科目分析、 及信貸管理開始， 建立信 貸記錄表。 這個表包含以下資料：
• 位址和通信資料
• 信貸限額， 上次通知客戶的日期
• 來自信貸管理主記錄的欄位
• 未清發貨、 發票及定單的合計
• 餘額、 欠款天數、 客戶的稅款、 以及支付行為
集成使用會計和銷售， 就可以從信貸管理中顯示和編輯銷售憑證。
9.7.4定單接收和發貨中的信貸控制
為了確保用戶的信貸限額不被超過， 在收到定單的當時和以後臨發貨之前， 都有必要 進行信貸檢查。 集成地使用 SD系統， 就能進行自動信貸審核， 其中也可以描述複雜的 生效規則。
根據客戶被指定的風險等級， 實行下列檢查：
• 統計的信貸限額檢查
• 考慮到發貨截止日和到期日的動態信貸限額檢查
其他資訊可考慮為信貸審查用的附加輸入值， 這包括
• 憑證價值
• 支付條款等關健性欄位的變化
• 超期專案的結構
客戶信貸管理有什麼特點？
客戶信貸管理為監控和分析客戶的信用程度提供了多種選擇。 它使用戶能夠對困難情 況以及時和恰當的方式作出反應。
10 應付帳款會計核算
R/3 財務會計模組應付帳款會計核算保存和管理所有供應商的會計資料， 此外， 它還 是採購系統的一個完整組成部分， 定單、 發貨及發票按供應商保存， 有助於對供應商 的評估， R/3 財務會計模組根據業務自動記帳。 提供現金管理和預測功能的同時， 也提 供定單和發票的價值， 使你能做出最好的流動規劃。
業務過程可以為發票管理的目的而靈活地描述。 用戶可以將資料還不完全或者尚未指 定科目的發票暫時錄入， 當公司需要時就作全部的進一步處理， 發票自動轉交給執行相 應功能 (如完成或發出憑證) 的員工。
支付程式管理應付款， 同時不斷關注現金折扣的最大化， 它也支持所有通常的國內和 國際支付模式。 支付業務已部分地或全部地電腦化。
應付帳款會計核算即時地同總分類帳集成。 所有對供應商帳戶的記帳也將同時被記入 總分類帳。 交易更新各個總帳科目 (如應付款及定金 )。 靈活的科目分析功能和到期日預 測為用戶提供了單個供應商科目現狀的概 覽。
在信函方面， 系統允許用戶將餘額確認書、 利息結算及其它通知等按不同的公司個別 處理。
在應付帳款會計核算中為業務制證時， 系統使用了餘額確認、 日記帳餘額審計線索和 其他評估方法。 對於截止日分析， 系統將：
• 重新評估價外幣專案
• 決定有借項餘額的那些供應商
• 就其剩餘項目項算出的餘額列成清單
應付帳款會計核算按照相應的會計原則負有保護公司機密的責任。 它也被用作採購最 優化的資訊來源。 除止之外， 該系統與現金管理和預測系統的直接連接是流動規劃的一 個有價值的工具。

10.1供應商主記錄
10.1.1供應商主記錄的作用
供應商主記錄包含公司與客戶商的業務關係所需要的全部資料。 這些 資料控制著記帳 業務也控制著記帳資料的處理。 會計部門和採購部門都需使用這個主記錄。 供應商主記 錄在系統中是集中存儲的。 這就保證了資料了一致性、 即時性和無冗餘。 供應商記錄提 供：
• 某些供應商全部資料的概況
• 靈活的資料獲取
• 用於控制支付業務並表現業務過程的基準資料 (初始發票記帳 )
此外供應商主記錄的靈活設計能很好地適應以下的特殊需要：
10.1.1.1描述一次性交易
對於只偶然發生業務的供應商， 可使用一次性帳戶。 這使用戶能用最少的資源來管理 這些供應商。 這種一次性帳戶只包含最必要的控制資訊 (如統馭科目 )。 位址和銀行資料 是在發票或貸項憑證記帳時提供的。 供應商專有的資料從發票或貸項憑證本身取得。 因 此， 一個一次性供應商主記錄能用於一個以上的供應商。
10.1.1.2總部及分支機搆科目
供應商主記錄也用來說明供應商各分類支機構的不同分工。 對於有若干各有其自主銷 售許可權的分支機搆的供應商， 會計和進帳功能可以在中央合併起來。
通過將分支機搆科目和總部科目連接起來， 則每次記帳到分支機搆科目時都自動地記 帳到總部。 分支機搆號存儲在憑證中。 使用戶既能集中地又能局部地完成分析和保存信 函。
10.1.1.3代理受款人
用戶可以在供應商記錄為代理受款人指定一個帳號。 支付就按指定的位址進行， 或者 按這個供應商科目的銀行細節來進行。
10.1.1.4分公司
在為集團公司的合併進行銷帳時， 分公司的任何貸項金額都必須考慮到。 同時， 在供 應商主記錄中用戶必須輸入唯一的公司編號， 記帳時， 這個編號合併到憑證中， 並且可 用於合併的目的。
供應商主記錄是管理與供應商的業務聯繫的一種靈活的方法， 供應商主記錄的靈活設 計能很好地適應特殊需要 (如一次性交易 )。
10.1.2結構
每一個主記錄都包含三類資料。 它幫助用戶說明特定操作中的不同組織結構：
• 一般資料：
對每個公司代碼及公司採購部門都同樣適用的資料
• 公司代碼資料
反映公司與供應商間特殊安排的資料
• 採購部門資料：
隨一個公司的採購部門的不同而不同的資料。
一般資料包括位址和電信資料 (電話、 傳真及電傳的資料 )、 供應商的一般資料 (集團 公司、 行業分支 )， 也包括銀行詳情。
公司代碼資料包括公司關於支付業務。 催款程式和信函資料等規定。 這一資料包括達 成協定的支付條款和支付方法 (用支票、 電匯、 或者匯票 )、 此外， 通過統馭科目就建 立起與總帳的連接。 這個總分類帳科目中的交易數位在記帳到供應商科目時就會自動更 新。
採購部門資料包括查詢、 定單、 及發票核查等資料。 只有當使用 SAP 系統的採購功 能時用戶才會需要這些資料。 這些資料可以在用戶需要的任何時候加入或修改。 關於這 個功能的詳細資料請見有關物料管理系統模組的手冊。
在已經集成了 SAP 財務會計和物料管理模組的系統中， 用戶可以單獨建立供應商主 記錄， 也可建立聯合的供應商主記錄。 它們可以如下進行：
• 在公司代碼層次上分別完成
• 在採購區域層次上分別完成
• 同時在公司代碼和採購區域的層次上集中地完成。
按照用戶的組織結構， 這個特點使用戶能集中保存供應商的資料。 用戶可以允許採購 部門和會計部門都處理一般性的供應商數據， 但各部門分別處理各自的資料。
供應商主資料的格式有助於保證採購和會計部門所使用的供應商數據是一致的並且無 冗餘。
10.1.3處理主記錄
為了處理供應商主記錄， 系統提供了創建、 更改、 和顯示功能。 用 戶可以根據員工 的職責處理這些功能的授權， 結果是， 一組指定的員工將只能顯示資料， 另一組則允許 創建和更改資料。
每一個主記錄都賦給一個科目組。 科目組按下列條件將供應商分：
• 按編號指定的類型：
每一個主記錄都由系統或用戶賦給一個唯一的編號 (分別是內部的或外部的編號)。 當編號是承接目前外部編號指定特別合適。 無論用哪一種方法系統都保證每個科目 編號只被指定一次。
• 按用戶介面的佈置
當處理主記錄時用戶可決定哪些資料必須或者可以， 被輸入。 不必需的資料可以從 用戶介面中壓縮。 當用戶建一個新的供應商主記錄時， 用戶只需要輸入公司需用於 處理交易的那些資料。
10.1.3.1資料登錄
R/3 財務會計模組有許多功能幫助資料冗餘。 資料登錄功能幫助用戶既快又容易創建 一個新的主記錄， 一種容易使用的尋查功能為用戶提供已有科目的概況。 系統的自動檢 查保證採購部門和會計只創建一個主記錄。
拷貝功能允許用戶將主記錄資料併入一個新的主記錄中。 用戶也可把一組主記錄從一 個公司代碼拷貝入另一個公司代碼。
10.1.3.2更改資料
用戶決定哪些欄位可以在以後更改。 例如， 授權被用來防止統馭科目受到偶然性的更 改。 用戶隨時都可以直入用戶想更改的區域。 系統會記 下所有作過的更改， 所以用戶任 何時候都能看到更改過程的一個概況。
10.1.3.3顯示資料
顯示功能也使用戶能夠只進入那些用戶感興趣的區域。 用戶可從顯示轉入更改功能， 也可以調出另一個主記錄來顯示或更改。
可客戶化的用戶界允許用戶快速需容易地處理和管理主資料。
供應商主記錄有什麼功能？
保存在供應商主記錄中的資料構成應付帳款會計核算系統的基礎。 此外， 供應商主記 錄還是 R/3 系統的採購功能和會計功能之間的聯繫。 它的特殊性質允許用戶描述特定的 會計相互關係。
10.2應付帳款會計核算系統中的會計業務
10.2.1發票和貸項憑證
10.2.1.1發票接收： 採購
對於已經集成了採購和財務會計模組的 SAP 系統， 或以用一個特殊功能， 用物料管理 的發票審核功能， 用戶可能輸入收到的發票。 這個功能可以為定單加上參考資訊並發送 資料。
10.2.1.2發票接收： 財務會計專案
在未集成採購和財務會計模組的系統中， 收到的發票是在財務會計系統中處理的， 為 每個憑證輸入一個標題和幾個行項目。 其他行項目如進項稅記帳等則由系統自動補充。 在為憑證記帳前， 用戶可以調出這些 行項目並改正它們。
10.2.1.3發票接收： 掃描輸入的憑證
利用存檔連接 (ArchiveLink) 介面， 發票能直接掃描輸入系統中。 發票可轉交給有關 的會計人員進行審核。
10.2.1.4發票接收： EDI (電子資料介面 )
收到的發票也可以用電子資料介面 (EDI )轉入財務會計系統。 資料轉換成 SAP 的憑證 格式傳給財務會計系統。 如果在這個過程中產生了任何誤差， 就會自動通知一個相關的 會計人員。 誤差資訊提供來源的一個詳細清單。 這個會計人員可以沿一個分支直入相應 的區域 (如原始 EDI 憑 證、 發票輸入 )以改正這個誤差。
除上述的會計憑證之外， 系統還準備了其他憑證， 如週期性憑證及樣 本憑證等。
10.2.1.5週期性錄入
對於一些以固定的時間間隔發生金額相同的會計業務 (如租金發票)， 系統允許用戶創 建週期性錄入憑證。 這種憑證在創建時並沒有會計效用。 它們只是在執行時才記入會計 系統中。 週期性錄入憑證包含記帳所需要的全部資訊。 這些資訊包括一些指明期限和產 生記帳的支付間隔的數據。 相應的記帳由系統自動產生。
10.2.1.6樣本憑證
樣本憑證用於不同時間進行的記帳或者用於每次均不相同的記帳。 這種憑證在憑證輸 入時被用作一種範本。 需要改正的只是金額和目期。 資訊包含于樣本憑證作為範本， 來 代替樣本。
10.2.1.7輸入説明
系統有若干功能幫助用戶輸入發票和貸項憑證， 並保證高效的憑證輸入。 這些幫助包 括：
• 以先前的操作為基礎確定缺省值， 例如， 從科目主記錄或用戶主記錄中設定。
• 保留那些經過若干次輸入過程仍然保持不變的資料
• 簡單發票及貸項憑證的快速輸入
• 對科目和成本中的靈活尋查功能
• 客戶化的處理選項
10.2.1.8科目分配模型
科目分配模型這一功能使用戶能夠快速安全地輸入發票和貸項憑證。 這適用於用戶不 得不完成大量相同的科目指定的情況 (如在若干公司代碼、 科目或者成本中心之間分配 金額 )。 科目分配模型是一種憑證輸入的模型， 並包含任意數量的總分類帳科目項目。 與樣本憑證不同， 科目分配模型中包含的總分類帳科目項目不必是完整的。 在憑證輸入 時， 資料可以按要求更改、 補充、 或者刪除。 用戶只需要輸入總金額。 系統就將在模 型包含的不同行項目之間按比例分配這個總金額。
10.2.1.9核對總額和複檢
系統立即檢查所有的輸入， 並且發現誤差就建議改正。 內置的控制功能防止用戶偶然 將發票輸入兩次。 系統也在不同層次核對總額。 以確保發票的輸入是完整和無誤差的。
10.2.1.10編輯不完整的憑證
如果輸入過程被阻礙， 系統允許用戶在隨時將憑證保存起來， 用戶可以在用戶中斷的 地方繼續編輯該憑證。
系統提供一種預製憑證輸入功能供用戶使用。 這種情況的一個例子就是缺少科目歸屬 的發票或者需要審查的發票。
10.2.1.11預製憑證輸入
預製憑證輸入功能允許用戶在任何階段中斷憑證輸入， 並將資料作為 一種暫存憑證保 存起來。 創建預製憑證並不更新交易數位， 因為此時會計業務尚未完成。 但是， 可以顯 示統計資料。 用戶也可以使用包含在預製憑證中的資料來作最新的分析。 例如， 用戶可 以把與預製憑證相聯繫的金額用於預付銷售稅返還的目的。 預製憑證和支付請求結合起 來也用 於保證及時支付發票以免損失現金折扣。
在預製憑證輸入之前可以產生多種不同方案， 它們牽涉到不同的人。
例如， 一項憑證可以由一個會計人員暫時輸入， 然後轉交給成本中心的負責部門， 以 便支付。 憑證返回給該會計人員去完成。 然後該憑證再提交給負責部門發出全部金額。 此時憑證才發出並被記帳。

“處理收到發票”的過程在 SAP 工作流程術語中定義， 它包括以下要 素：
• 觸發事件：
EDI 發票、 掃描的、 憑證人工帳證單輸入
• 輸入的會計格式：
預製憑證輸入， 帶支付凍結樗的記帳
• 負責的企業部門
• 負責員工的工作地點
• 授權路徑
系統允許用戶描述這些工作流程或類似的工作流程。 系統備有工作流程方案供用戶使 用。 用戶也可以定義用戶自己的工作流程， 為參與工作過程的人員及決策者製作工作流 程， 以及製作公司的工作流程。
10.2.1.12多公司的未清項目
通過允許多公司記帳 (如收回物料)， 系統可支援集中的未清項目。 對不同公司代碼的 貨物或服務引起的發票， 發票項目被輸入到保留有該未清項目的公司代碼。 總分類帳科 目在不同的公司代碼間分配。 輸入過程與在公司代碼中輸入憑證時所用的過程相同。
為每個公司代碼輸入的項目不必餘額都是零。 但是所有項目的總餘額則必須是零。 當 交易被記帳時， 系統自動為公司代碼之間產生的應付款和應收款創建行項目。 它也為每 個有關公司代碼生成一個單獨的憑證。 同憑證編號一起， 所有憑證還都被設定一個聯合 交易編號。 這個編號用於隨時描述總體交易。
10.2.1.13貨幣
用戶可以用所需要的任何一種貨幣輸入憑證。 每個公司代碼都被指定一種本位幣。 用 戶可以指定多達兩種的附加本位幣。 這些“並行的“貨幣也按與本位幣相似的方式被處 理和更新。
系統以憑證貨幣、 本位幣和並行貨幣來保存憑證金額。 系統會將憑證從本位幣換算成 憑證貨幣。 它使用匯率表中的匯率或用戶在記帳時入的匯率。 另一種辦法是， 系統可以 設定為只允許用憑證貨幣， 或者允許本位幣和憑證貨幣都用， 來輸入一定的金額。
系統會進行一般性檢查， 看以本位幣計的和以憑證貨幣計的憑證餘額是否都為零。 由於貨幣換算引起的任何舍入差值均自動校正。
10.2.1.14淨值記帳
“淨值記帳“的意思是， 輸入供應商發票時現金折扣考慮進去。 系統自動地從費用科 目或物料科目中減去現金折扣的金額。 它也生成一個附加的行項目以表明現金折扣。 對 於用支付程式支付的發票， 系統為已記帳發票的現金折扣記帳按它使用淨額記帳和支付 時有效的現金折扣率對帳。 最初計算的現金折扣和實際所用的現金折扣之間的任何差值 被記帳到一個分開的費用科目中。
這個過程能正確評估已有的流動資產和固定資產， 以及相應的費用。 這個過程避免了 以後必須重新記帳的現金折扣金額。
對憑證輸入而言， 總額記帳與淨值記帳之間並無不同。 只是對於用總額記帳記帳的發 票， 用戶可以在憑證或支付建議中對現金折扣期限作後續的更改。 在這兩種情況下用戶 輸入的都是總價值。 系統修正這些行專案並自動記帳到清帳科目。
這兩種過程在系統中可以並行地使用。
有許多功能能簡化收到的發票輸入 R/3 的應付帳款會計核算。 系統能夠自動處理收到 的發票。 單個公司層次上的多種會計業務都可以同預製憑證的輸入聯繫起來說明。
10.2.2貸項憑證
到期時， 貸項憑證記帳到系統中後就通過支付程式自動沖銷。 支付程式按相應的發票 自動沖銷與發票相關的貸項憑證。 在貸項憑證不能被沖銷的情況下， 可以用催款程式要 求供應商完成支付。
10.2.3支付
支付程式按輸入系統中的定金請求創建供應商定金。 這些請求包含定金所需的全部信 息。 這些請求中也包含一個到期日， 在這個日期之前必須付出定金。 定金請求作為一個 憑證存儲起來。 這個憑證並不更新科目餘額。 用戶可以在任何時候顯示單個請求、 對指 定供應商的所有請求、 或者全部已輸入的請求。
10.2.3.1定金
定金本身是自動生成的。 在輸入發票的時候， 系統指出已支付的所有定金。 在收到的 發票已被記帳之後， 已交的任何定金都按發票全部或部分沖銷。 支付程式最後管理的是 發票金額減去任何貸項定金。
定金無論是以總值交付 (包括銷售稅) 或是以淨值交付 (不包括銷售稅) 都反映在供應商 帳戶或總分類帳科目中、 在這兩種情況下， 資產負債表正確地反映了淨值。
10.2.3.2支付
自動支付業務管理顯示了 SAP 的應付帳款會計核算系統的最大優點。 系統也支援人工 的支付結算， 如供應商的借項憑證程式。 這個過程在應收帳款會計核算的一章中說明。
自動支付過程分三步進行：
• 創建支付建議
• 編輯支付建議
• 支付憑證記帳、 生成支付表格和資料媒體
10.2.3.3支付程式流程
支付程式最初是生成一個支付建議清單。 這個清單是基於憑證中的資料、 供應商主記 錄、 特殊表格、 以及用戶的選擇條件。 支付建議可以編輯。 支付也可以被直接引發。 對於大宗支付業務， 若干個會計人員可為支付建議同時工作。 他們可以作下列更改：
• 將建議的支付程式或者銀行換成另一個
• 為需付款的項目更改現金折扣期限
• 凍結某些支付項目或者將其他項目併入支付中
支付程式利用基於修改過的建議的相應記帳來生成支付。 應付款被結清並連接到該項 支付上。 列印出表格並且可以生成資料媒體。 系統記錄下支付的過程， 使用戶在任何時 候都可以檢查並監控交易。
10.2.3.4支付程式的控制策略
已到支付期限的項目由支付條款和現金折扣的基礎金額決定， 它們是當發票輸入系統 時存儲的。 SAP R/3 系統辨別多層次的支付條款。 包括多達兩種的現金折扣和一個淨值 支付截止日。 用戶可以將支付條款作為一個組截止期輸入 (如14天內3％折扣)， 也可將它 作為一個組日期輸入， 如下月15日以前。
在不損失任何適用的現金折扣的條件下， 系統一般總是盡可能遲地支付。 它計算項目 的到期日， 保證得到最高的現金折扣。 系統也允許利用系統設置來將控制策略靈活地客 戶化， 以支持用戶的公司在支付業務方面的特殊需要。
在某些國家 (如法國) 支付一般是在收到發票後立即以匯票進行。 這就是說匯票的到期 日和淨發票金額的到期日是相同的。 在這種情況下， 支付程式用匯票支付所有在特定時 間範圍內 (如30－40天)到期的發票。
10.2.3.5支付方式
系統支援所有常用支付辦法， 包括支票、 電匯、 匯票、 郵政支票、 以及多種各國特 有的方法：
• 支票/匯票程式 (德國 )
• POR程式 (瑞士 )
• LCA和LCC (法國 )
• RicevufaBancarja(義大利 )
對每一個國家可以選擇多種不同方法。
用戶可以為每個供應商輸入多達十種的不同支付方法。 到期專案可以大量一併處理， 也可以個別處理， 每個專案按其支付憑證來處理。
10.2.3.6銀行選擇
在選擇了支付方法之後， 支付程式就決定支付應送達的銀行。
每個供應商的各種銀行詳情和公司代碼的開戶銀行在這個選擇過程中都起作用。 支付 程式決定：
• 適於支付的開戶銀行
• 最理想的供應商銀行 (在電匯的情況下 )
系統基於一種優先權控制決定開戶銀行。 這種控制會考慮到每次向銀行存入的金額。
開戶銀行的選擇是基於受款人的業務地點 (按郵遞區號)， 或者與供應商的銀行詳情無 關。 這個功能允許用戶從利息的觀點來優化支付過程。 此外， 用戶也可以指定將在供應 商主記錄中或在憑證中使用的銀行。
10.2.3.7支付格式與資料媒介
作為支付過程的最後一步， 系統列印出相應的表格或者生成一個資料媒體交換用的支 付表格。 此外,SAP script (SAP文字處理) 功能允許用戶根據需要生成新的表格或者修改 已有的表格。
系統為資料媒體交換生成一個包含所有支付資訊的檔， 這些資訊符合所涉及國家的 銀行規則。 資料可以轉移到微機中， 並保存在盤上。
10.2.3.8資料媒體管理
資料媒體管理功能支援對支付業務中產生的那些資料媒體的管理。 用戶可以對每一個 資料媒體制作一個最重要資料的概況， 它包括：
• 支付過程識別字
• 開戶銀行
• 結算中心
• 計算的金額
用戶也可以顯示包含在資料媒體中的憑證， 並將它的內容輸出到螢幕上或印表機中。
10.2.3.9支票管理
當不用支付憑證編號而開出支票時， 支票管理功能提供有效的支援。 這發生於以下的 情況中：
• 管理預先編號的支票：
在美國、 英國、 法國、 加拿大、 澳大利亞， 銀行提供已編號的 支票。
• 管理必須按銀行編號或者必須按公司的要求編號的支票。 如果支付憑證的編號太 長就會發生這種情況。 為了避免在若干年後發生支票編號的重複， 管理支票編號 也是必須的。
由銀行或由印表機發出的支票被分成組， 每組被給予一個編號範圍。 列印程式決定下 一個可用的支票編號， 並將支票編號與支付憑證編號的分配與存儲起來。 這個程式自動 更新支票編號的狀態。 如果銀行用電子方法 (利用磁片或檔) 提供了作廢支票的資訊， 資訊就自動轉入 SAP 系統。 如果銀行提供了已作廢支票的複製件， 用戶就能利用 “已人 工兌現的支票”這一功能輸入系統中。
從發出支票科目記帳到銀行科目是自動發生的。 支票兌現的日期存儲在支票登記檔 中。 已被兌現的或無效的支票可以歸檔。 用戶仍然能夠顯示已歸檔的支票。
用戶可使用支付憑證或支票的編號在任何時候調用支票以及有關的支付憑證資訊， 用 戶也可用其他條件如受款人、開票日期、等來尋查支票。
為了生成一個銀行清單來檢查收到的支票， 用戶可創建一個檔， 將每一個開戶銀行 的所有支票列成清單。 類似地， 用戶也可以創建一個包含存儲幹系統中的全部支票資訊 的支票息登記表。
支付程式的其他功能包括：
• 給代理受款人的支付
• 包含一個以上公司代碼的支付
• 與客戶銷帳
10.2.3.10代理受款人
系統也允許用戶向代理受款人支付。 用戶可以如下建立代理受款人：
• 為所有支付建立：
在這種情況下， 用戶應將代理受款人的帳號輸入供應商主記錄的一般資料中。
• 為指定公司代碼的所有支付建立：
將適當的說明輸入該公司代碼專有的主記錄資料中。
• 為特殊發票的支付建立：
輸入憑證的用戶必須輸入必要的資訊。 用戶也可對已記帳的憑證作後續的更改。 系統必須明確地允許將一個代理受款人輸入到供應商主記錄中。
10.2.3.11牽涉多個公司代碼的支付業務
SAP系統也支援牽涉多個公司代碼的支付業務。 用戶可將公司合併成組， 並為每組指 定一個控制公司代碼。 所涉及的公司代碼的所有到期項目一道處理， 完成單次支付。 對 每一次支付， 系統產生幾項憑證：
• 在控制公司代碼中產生一個支付
• 為每一個完成支付的公司代碼產生一個清帳憑證
系統自動為代碼之間的應付付款和應收款產生記帳。
10.2.3.12同客戶銷帳
如果供應商也是一個客戶， 則系統允許人工地或自動地沖銷其借項和貸項， 這樣做時 用戶必須在兩個主記錄中輸入相應的科目編號， 用戶也必須明確授權在公司代碼的主記 錄資料中沖銷。 這就允許用戶決定， 是否要為公司代碼單獨地沖銷。
10.2.3.13支付接收
用戶也可以自動地處理支付接收。 系統支援各種借項憑證程式， 也支援某些國家中常 用的匯票程式， 如匯票請求、銀行本票等。 雖然這些程式主要是用於 R/3 的應收帳款會 計核算中， 它們也能用於 R/3 的應付帳 款會計核算中。 在要求有托收授權的地方， 主記 錄指出托收授權可適用的銀行。
10.2.3.14貨幣
未清項的支付總是使用憑證用的貨幣來進行。 有專門的支付程式用於支付外幣憑證。 選作支付用的銀行帳戶與貨幣無關。 因此， 用戶可用適當的外幣帳戶來完成外幣支付。 從接收發票到付款的期間產生的匯率差值可以自動記帳。
10.2.3.15財務日曆
財務日曆允許用戶在財務會計系統中安排週期性重複的工作， 如支付業務。 用戶也可 以把它們交給負責的員工便於及時處理。 該員工就將在規定的時間接到通知。
這個功能給被授權的員工一個有關支付過程現狀的概況。 該功能也允許這些員工追隨 並檢查過去完成的支付過程。
自動化的支付業務在最佳時刻支付未結的和到期的應付款， 並將各個公司定義的支付 條件考慮進去。 系統利用一般的支付程式將支付條件考慮進去。 系統利用一般的支付程 序， 如支票、 電匯、 匯票等，支持有現金折扣的和沒有現金折扣的支付。 它也支持特 定國家特有的支付方法， 如表格、 資料媒體交換。
10.2.4特殊交易
對於應付帳款業務， 會計業務如發票、 貸項憑證和向供應商科目的支付的記帳， 也導 致相與之聯繫的總分類帳科目同時發生變化。 這個總分類帳科目被稱為統馭科目並被輸 入到供應商的主記錄中。
對於許多特殊的會計業務， 系統更新一個替代的總分類帳科目， 以下情況就是如此：
• 已交的定金
• 應付票據的責任
這些特殊業務在 R/3 系統中用一個特殊的總分類帳標記指出。 若干特殊的總分類帳業 務可輸入系統中， 一些例子包括：
• 定金請求
• 沖銷定金
• 應付票據
用戶可以用供應商的剩餘專案一起處理特殊的總分類帳業務， 也可以單獨處理它們。 每個用戶都能夠容易地將特殊業務加進系統中。
系統有合適的功能以處理 R/3 財務會計應付帳款會計核算中的特殊會計業務 (定金、 匯 票、 擔保 )。 這些功能保證了資產負債表的準確性。
在 R/3 財務會計應付帳款會計核算中會計業務是如何體現的？
系統為輸入非自動處理的會計業務提供了最佳支援， 這使用戶能夠既快速又沒有差錯 地管理每天的業務。

10.3憑證和帳戶的處理
10.3.1憑證和帳戶的顯示
系統的功能允許用戶顯示：
• 憑證
• 牽涉多重公司代碼的交易
• 科目餘額
• 指定供應商的個別行項目
用戶可以用憑證號碼和公司代碼顯示個別憑證。 R/3 系統也有容易使用的尋查功能， 使用戶能夠快速地得到所需的憑證。
用戶也可以通過處理代碼顯示牽涉多公司代碼的交易。 對於該交易中所涉及的所有憑 證， 這個號碼都是相同的。 有一個概況能顯示相關的憑證和行項目。 在這個階段用戶也 可以使用顯示全部憑證的功能。
10.3.1.1科目餘額
科目餘額表示出每一指定期間交易數位的概況， 它分成借項和貸項。 用戶可以容易地 看到各期間的營業額， 也可以看到整個會計年度的特殊營業額 (定金、 匯票等)。 用戶可 以立即進入螢幕上所顯示的專案。
10.3.1.2行項目
用戶可以按用戶喜歡或要求的方式設置行專案的顯示。 這使用戶可以按照一定的標準 將專案範圍限制到一個更易管理的數量。
用戶可以顯示個別專案或者顯示總計。 例如， 用戶可以對每一個業務範圍總計所有項 目。 進而將它們按期間和憑證類型分解。 用戶可以定義任何總計變式。 這些變式也結合 進顯示之中。
用戶也可以按用戶的需要格式化專案清單。 如果用戶定義了不同的顯示變式。 顯示項 目時用戶就可以在它們之間交替選擇。 用戶也可以按用戶選擇的條件 (金額、 貨幣、 記 帳日期 )來分類專案清單。 此外， 系統還備有對查功能， 它使用戶能夠顯示清單的某些 部分。 利用這些功能， 用戶可以顯示：
• 一個記帳期間的所有項目
• 指定貨幣的所有項目
• 某一金額以上的所有專案
用戶也可以顯示一個以上公司代碼的行專案。 當支付涉及多個公司代碼時這個選項就 特別有用， 如果幾個供應商屬於一個合併的集團公司， 用戶可以顯示所有相關供應的未 清項目的一個概況。 如果供應商也是一個客戶， 則合併顯示使用戶能將借項項目和貸項 項目都表現出來。
以下功能保證用戶能夠對特定的供應商科目跟蹤全部的會計業務：
• 行專案顯示
• 顯示牽涉多重公司代碼的交易
• 包括了用戶控制的先擇、 合計和分類的行專案顯示
• 對合併的集團公司顯示所有專案
• 科目餘額顯示， 其中有餘額、 供項及貸項合計、 以及營業額合計
10.3.2憑證的更改
系統有若干支援更改已輸入憑證的功能。 用戶可以按下列方式更改：
• 通過調出個別憑證
• 通過編輯多業務的憑證
• 通過請求指定供應商全部專案的清單， 從該清單中更改選中的憑證
• 通過請求指定供應商全部專案的清單， 成批更改特定欄位
這些功能同顯示功能一樣易於使用。 已經更新過科目餘額的某些資料以後不能更改， 這包括帳號、 金額、 和控制記錄。 對於財務會計模組與其他部件集成的系統， 則還有不 能更改的其他欄位。 例如， 如果系統使用這個成本中心會計模組， 用戶不能對憑證的 成本中心作後續更改。
用戶可以決定大多數欄位在什麼條件下， 可以被更改。 例如用戶可以指定： 只要不曾 支付則支付期限就可以更改。 用戶也可以指定： 只有當憑證記帳期間仍未截止時， 某些 特定的科目指定才能被更改。
所有憑證更改都列成清單並且能夠以清單的形式顯示。
用戶可以更改個別憑證或者更改若干憑證， 作為用戶可以指定可更改的條件， 系統將 記錄所有的更改。
R/3 財務會計提供何種憑證及科目編輯功能？
R/3 財務會計模組靈活的顯示及更改功能允許用戶在任何時候查看指定供應商的帳戶餘 額。 從而能長期注意其發展。
10.4信函
系統提供多種方式來分析供應商帳戶。 例如， 用戶可以產生下列類型的信函：
• 信件形式的對帳單和未清項清單
• 一般信件
• 帳戶確認書
• 憑證摘要
• 利息結算單
系統允許用戶在特定時段， 或對於特定情況， 自動產生信函。 所有信函都是以用戶 的業務夥伴的語言生成的。
10.4.1.1對帳單和未清專案清單
供應商對帳單用於對帳， 或者用來獲得業務夥伴的資訊。 對帳單指出起始餘額、 選定 時段內的所有項目、 以及最終餘額。
未清專案清單是對帳單的特殊形式。 它也可以為對帳或資訊的目的送交業務夥伴。 有 些時候未清專案清單也用作催款單。 這個清單指出指定結帳日期之前的所有未清專案。
這兩種清單都包含：
• 憑證號碼或參考號碼
• 憑證的日期和類型
• 每個項目的貨幣和金額
• 到結算日每個項目的餘額
如果適用， 科目餘額也包括清帳憑證號碼。 致總部的信件將其分支機搆的地址列在信 的末尾。
R/3 系統使用表格作為信件的範本。 因此， 用戶的信件可以包含附加的資訊， 如每個 項目延遲的天數和結算日期等。
10.4.1.2一般信件
個別信件允許用戶在產生信函時輸入個別的文本。 這個文本將分開保存。 系統自動決 定供應商的資料， 如位址。 用戶輸入信件就如同輸入文本一樣。
10.4.1.3標準信件功能
標準信件功能使用預先定義的文本。 用戶只需要對其正在處理供應商提出標準信件 請求。 系統自動決定供應商資料， 如位址。 當會計人員變動時就可以發送一封標準信 件給供應商。
10.4.1.4憑證摘要
憑證摘要功能允許用戶就某一特定行專案 (如貸項憑證 )通知供應商。 用戶可以設定哪 些行專案可以在系統中選摜。
10.4.1.5帳戶確認書
帳戶確認書要求多種選擇。 作為第一步， 用戶總是決定哪些供應商有最高的餘額， 並 為這些供應商戶產生帳戶確認書。 然後用戶可以用各種選擇條件從剩餘的帳戶中選出數 量有代表性的帳戶。 用戶也可以隨機選 擇生成替代的帳戶確認書.
10.4.1.6內部憑證
內部憑證使用戶將已輸入系統的憑證完整地輸出。 當用戶沒有原始憑證時， 或者需要 內部流通的憑證時， 都可以使用內部憑證。
R/3 財務會計模組提供何種用戶專用的信函功能？
對記帳業務之外發生的所有重要事實用戶都可以產生書面記錄， 並把它們包括在用戶 寄出的信函中。

10.4.2報表
雖然用戶可以進行多種線上評估， 但即使在 R/3 財務會計系統中用戶也會需要製作某 些報表複製件。 也許由於待分析的資料數量巨大。 有時用戶也會需要將複製件列印出來 或者將某些報表製成縮微膠片。
製作報表的能力一般是這樣來設定： 使用戶可以線上運行所有報表。 用戶將輸出送入 螢幕或者印表機。 如果用戶將輸出送入印表機， 用戶可將清單保存在一個暫存檔中， 並商定以後是否要輸出， 和向哪里輸 出。
10.4.3主記錄清單
系統提供若干主記錄資訊評估和選擇條件， 這包括按郵遞區號和按統馭科目評估。 用 戶可以指定該清單中列印的欄位數目。 例如， 用戶可以生成一個僅包含供應商位址資訊 的清單， 第二個清單可能有銀行資訊， 第三個清單可包含供應商主記錄中的所有欄位。 在調出報表時， 用戶也可以在一定程度上影響將清單分類的方式。
10.4.4供應商分析
系統備有一些為供應商專案提供的報表。 例如， 用戶可以選定的一個結帳日期寫出一 份未清專案的清單， 當然這些專案在系統中可以查到。 還有包括了未清項清單的分析， 它們允許用戶定義製作報表的範圍。
10.4.5科目
由於記憶體緊張， 用戶不能將所有項目在結清之後在系統中無限期地保留。 為了提供所 有專案的情況， 而又不必將檔案資料也包括進去， 系統 將這些專案從憑證中分開存儲， 這些記錄只包含那些在供應商行中的資訊， 此外， 這些記錄經過分類， 將已清項目放在 每個科目的起始。 結帳業務按結帳日期和結帳憑證號碼分類， 所以用戶總是能追隨結帳 業務， 在結帳日期仍保持未清的那些項目列於每個科目的最後。 這些記錄為每個帳戶和 統馭科目產生對帳總額。 這使用戶能與會計系統的其他部分對 帳。
R/3 財務會計的報表編制功能是如何構建的？
系統為用戶提供多種方式分析供應商數據。 這些分析對管理供應商資訊很有助益。 用 戶也可以將這些分析列印出來。